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10 bonnes pratiques pour gérer ses factures fournisseurs

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Dans les petites structures du type TPE-PME, qui ne disposent pas toujours d’un service comptable, la gestion des factures fournisseurs est souvent assurée par le(s) dirigeant(s), le soir ou le weekend. Une tâche chronophage, à faible valeur ajoutée, mais indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. Voici 10 bonnes pratiques à mettre en place pour une gestion optimale des factures fournisseurs.

Gestion des factures fournisseurs : quels sont les enjeux ?

La gestion des factures fournisseurs est la branche de la facturation qui s’occupe de la conformité et de la vérification des documents comptables. Cette tâche couvre :

  • Le rapprochement entre la facture fournisseur et la commande (montant, quantité, taxes, délais de livraison, etc.) ;
  • L'état de la facture (à valider, en cours de paiement, payée, rejetée, etc.) ;
  • Le suivi du calendrier de paiement.

Il ne faut pas confondre la gestion des factures avec la facturation, qui consiste à rédiger et éditer les factures. La gestion des factures commence dès l’envoi, et couvre l’ensemble des cycles de vie de la facture, jusqu’à son archivage. Gérer ses factures fournisseurs efficacement, c’est optimiser ces différents cycles afin d’assurer un processus de traitement et de paiement plus fluide, plus rapide et plus sécurisé. 

Un défi de taille, alors que la facturation électronique va devenir la norme d’ici deux ans, et que 80% des factures d’entreprise sont encore émises au format papier en 2021.

Gestion des factures en entreprise : l'état des lieux 2021

Si les solutions digitales sont de plus en plus adoptées par les services comptables et administratifs des entreprises, beaucoup d’entre elles effectuent encore la gestion des factures manuellement. Par habitude d’une part, mais aussi par manque de confiance et de connaissances des systèmes de facturation dématérialisée. 

 

Dématérialiser ou numériser ses factures

 

Dématérialiser ou numériser ?

Dématérialiser ses factures ne veut pas dire les enregistrer au format PDF et les envoyer par email en pièce jointe. Il s’agit là de numérisation, une technique partielle de dématérialisation, qui implique l’existence d’une facture papier, scannée ou photographiée puis envoyée. 

La dématérialisation des factures implique la suppression totale de l’utilisation du papier, et du traitement manuel. Depuis l’émission jusqu’au paiement et archivage, c’est l’intégralité des cycles de vie de la facture qui est dématérialisée. Autrement dit, c’est l’ensemble des processus de validation et de paiement de l’entreprise qui est remis en question en interne.

 

Traitement manuel des factures : les limites et les risques du papier


Pourtant, s’il est plus ancré dans les pratiques institutionnelles françaises, le traitement manuel des factures est loin d’être parfait : 

  • Factures imprimées sur papier → frais d’impression, risque d’altération du contenu des documents. 
  • Envoi par courrier → frais d’envoi et de mise sous pli, risque d’égarement du courrier, délais d’envoi postaux parfois longs.
  • Dépôt dans des espaces clients → perte de temps à récupérer les documents dans le bon espace client, à retrouver ses identifiants de connexion.
  • Factures laissées ouvertes sur les bureaux → risque de perte ou de vol.
  • Saisie à la main des données comptables → risque d’erreurs et de doublons.
  • Classement dans d’énormes classeurs à levier  → frais d’archivage, temps perdu à retrouver la bonne facture dans les archives.

Un processus long, complexe, coûteux (on estime que le traitement d’une facture papier coûte 14 €, entre les frais d’envoi, de mise sous pli, d’archivage, etc.), qui mobilise des ressources, empiète sur la productivité des effectifs et entraîne des retards de paiements.

 

Voici donc les bonnes pratiques à mettre en place au sein de votre entreprise :

 

    1) Adoptez la facture dématérialisée

 

 

En 2021, difficile de se passer des outils numériques pour gérer ses finances… et ses factures. En mettant en place une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, vous êtes gagnant(e) sur tous les plans :

  • Gain de temps : les factures sont centralisées.
  • Economies : plus de frais d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement de tri, d’archivage, etc.
  • Sécurité : la réduction des interventions humaines.
  • Réduction des délais de paiement : les factures sont collectées et traitées en quelques clics.

 

 Il est facile de mettre en place une solution de dématérialisation des factures avec

 

    2) Mettez en place une gestion centralisée des factures 

Difficile de s’y retrouver si les factures sont éparpillées entre les espaces clients, les mails, les espaces de stockage, les Drive, etc. Sans parler de celles envoyées par courrier, dont les enveloppes s’entassent au fur et à mesure. 

Regrouper toutes vos factures sur un seul et même espace vous assure non seulement une vue d’ensemble sur vos documents mais aussi sur vos paiements en cours. La gestion centralisée est aussi un outil de gestion des flux financiers, qui vous offre une visibilité accrue sur l’état de vos paiements en cours et à venir.

 

    3) Gérez les accès à vos factures 

En effet, pour lutter contre la fraude, une bonne pratique consiste à séparer les tâches de saisie et de paiement. De les faire faire par deux personnes différentes, et vérifier par une troisième personne. 

Les solutions de gestion des factures fournisseurs en ligne incluent le paramétrage des accès équipes sur le workflow de validation. Depuis votre espace de gestion, vous pouvez configurer les accès, et savoir exactement qui intervient sur quelle facture, et à quel moment. 

 

    4) Programmez vos paiements 

C’est encore le meilleur moyen d’éviter les paiements en retard et les relances mécontentes. La gestion centralisée des factures vous permet d’avoir un compte par fournisseur. De là, les équipes comptables peuvent mettre en place des virements programmés pour s’assurer de respecter les échéances de paiement. Paiements qui peuvent prendre plusieurs formes :

  • Paiement immédiat à réception
  • Paiement d’acompte ou de solde
  • Paiement programmé à échéance
  • Paiement en masse en un clic
  • Choix du compte en banque payeur

     

    5) Assurez vos factures 

Tous les ans, ce sont près de 50 % des factures en B2B qui sont payées en retard. Pour gérer ses factures et se protéger des impayés, l’assurance à la facture est de plus en plus préconisée.

Pour résumer, une assurance à la facture fonctionne comme une assurance auto : en cas de non respect des délais de paiement, le client en informe l’assureur, qui prend le relais. Dans un premier temps, il s’occupe du recouvrement de la créance. Si, malgré les relances, le paiement n’arrive pas, la procédure d’assurance se déclenche. L’assureur vous indemnise et vous récupérez le montant couvert, soit 90 % du montant de la facture hors taxe.

Attention, pour être valable, l’assurance doit être souscrite entre l’émission de la facture et sa date d’échéance

 

    6) Pensez à l'affacturage  

L’affacturage est une solution de financement à court terme qui prend en charge le recouvrement des créances de vos clients. Très en vogue dans les grands groupes, son succès auprès des TPE-PME est beaucoup plus mitigé. 

Concrètement, comment ça marche ? L’entreprise endettée se rapproche d’une société d’affacturage, qui va, dans un premier temps, vérifier sa solvabilité. Elle lui transfère ensuite la propriété et la gestion de ses factures. C’est donc la société qui va se charger de relancer les fournisseurs, d’effectuer les recouvrements et d’encaisser les paiements.

 

 

 

    7) Soignez votre relation fournisseur   

Pour s’assurer d’être payé en temps et en heure, il est important d’entretenir une relation cordiale avec ses fournisseurs. Certes, la législation impose des délais de paiement aux entreprises, mais vos fournisseurs auront plus vite fait de vous payer à l’heure si vos rapports sont bienveillants.

Concrètement, une bonne relation fournisseur implique de mettre en place des échanges réguliers. En temps normal, on préconise des rencontres physiques mais crise sanitaire oblige, il est plutôt conseillé de passer par le téléphone ou les services de visioconférence. 
Lors de la négociation, faites preuve de transparence sur vos tarifs pour éviter d’éventuelles “erreurs” de montant sur vos factures. 

 

    8) Déléguez vos relances 

Vos fournisseurs se font attendre ? En cas de factures impayées, il est tentant de faire part de son mécontentement via un mail de relance pressant, voire offensant. À la place, on vous conseille plutôt de passer par une plateforme de recouvrement des factures impayées. Ces plateformes mettent à disposition de leurs clients un réseau de professionnels (huissiers de justice et sociétés de recouvrement), et s’occupent des impayés. La procédure de recouvrement déclenchée officialise l’exigence de la dette. Plus besoin de relances manuelles : les démarches sont automatisées, le tout dans le respect des procédures légales. Ce qui représente non seulement un gain de temps pour le dirigeant, mais qui évite de porter préjudice à la relation entre lui et ses fournisseurs.

 

    9) Vérifiez vos ratios financiers 

Il n’est pas rare que les entreprises retardent au maximum le paiement des factures. Non pas pour faire attendre leurs fournisseurs et les mettre dans l’embarras, mais pour réduire le Besoin en Fonds de Roulement
En effet, lorsqu'elles tardent à se faire payer elles-mêmes, les entreprises n’hésitent pas à allonger leurs délais de paiement fournisseurs, afin d’éviter les décalages de trésorerie, entre les cycles de production et de vente des produits, qui impactent le BFR.

 
Disposer d’une trésorerie suffisante est indispensable en entreprise, à plus forte raison dans les petites et moyennes structures. On peut donc comprendre qu’il est naturel de privilégier l’encaissement sur le décaissement (d’être payé avant de payer). Mais attention à ne pas en faire une habitude, au risque d’être catalogué “mauvais payeur”. 

 

    10) Conservez-les précieusement 

C’est la loi : en cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, les entreprises doivent être en mesure de produire n’importe quel document comptable. Pour cela, on ne saurait que trop conseiller aux dirigeants d’entreprise de conserver précieusement toutes leurs factures

Notez qu’une entreprise qui reçoit ses factures au format papier peut très bien les numériser pour archivage, à condition de respecter certaines normes, relatives au contenu de la facture, son format, l’ajout d’une signature électronique, etc.