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Comment la crise sanitaire a révélé notre besoin d’une meilleure gestion des stocks de masques, gels, gants et EPI ?

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Entretien avec Antoine Maurier, Chef de service pour le Département du Lot


 

Fort de ses 178 828 habitants, le département du Lot compte aujourd'hui 34 conseillers départementaux. Suite à l'apparition du Covid-19, les élus et agents du département ont dû s'adapter en urgence et trouver les ressources nécessaires pour protéger citoyens et agents.

 

1. Crise Sanitaire : un événement déclencheur de changement

Crise sanitaire, événement déclencheur ou comment approvisionner en masques nos 1 400 agents dans les plus brefs délais ?

En mars 2020, il a fallu en quelques semaines seulement organiser une filière d’approvisionnement et de fabrication de masques à destination de la population. Notre objectif était de fournir 2 masques/habitant dans un petit département qui comporte 170 000 habitants.

Le challenge était à la fois d’approvisionner et ensuite de distribuer environ 400 000 masques sur le territoire. Nous avons eu un besoin urgent de nous équiper d’un outil pour gérer cette distribution. Nous avons sélectionné Erplain dans cet objectif mais l’urgence du moment ne nous a pas permis de l’utiliser dans ce cadre-là.

 

Le logiciel nous sert donc à un usage très similaire. En effet, en tant qu’employeur, nous, le département, sommes tenus de fournir des masques à nos agents. Nous avons une cellule logistique interne qui est chargée de l’approvisionnement et de la distribution de masques à nos employés/agents. Erplain nous permet de gérer ces opérations.

 

2. Comment utilisez-vous Erplain ?

Notre problématique est vraiment de savoir combien de masques nous avons en stock et comment organiser la distribution à nos employés.

Au préalable, nous identifions les besoins des différents services. Pour cela, nous avons mis en place un petit portail qui permet à des référents EPI (Équipements de Protection Individuels) dans chaque service de passer des commandes de masques auprès du service logistique.

Ces commandes sont ensuite consolidées dans Erplain. Après on utilise le logiciel pour suivre les stocks avec une visibilité en temps réel et gérer les approvisionnements. Le logiciel nous prévient quand nous devons commander à nouveau auprès de nos fournisseurs.

Finalement, nous organisons également la distribution des masques sur les différents sites. Dans un département comme le nôtre, nous avons une implantation dans une centaine de sites géographiques, mais nous avons un seul entrepôt d’où partent toutes les commandes. Il faut acheminer avec fiabilité les différents endroits dans lesquels sont disséminés tous nos agents.

 

3. Que gérez-vous avec Erplain et qui l’utilise?

Au titre du COVID, nous avons eu une augmentation conséquente de matériels de protection à gérer ! En plus des masques, on stocke des sur-chaussures, gels, blouses, combinaisons… Tous ces équipements, devenus obligatoires, sont venus s’ajouter aux EPI que nous avons habituellement : blousons, bottes, casques, etc.

 

A partir de maintenant, le service logistique a pris goût à cette nouvelle organisation et va aussi utiliser Erplain pour l’ensemble des EPI.

Le service logistique, composé de 6 personnes, est très satisfait. Ils ont tous un accès au logiciel et ça les aide beaucoup à être organisé et à bien travailler pour approvisionner tous nos agents en évitant les ruptures. Nous avons formé facilement nos équipes et maintenant ils s’en servent tous les jours.

 

4. Pourquoi avoir choisi Erplain ?

Au départ, je cherchais un outil de gestion de production. Je suis tombé sur des outils très compliqués et au fur et à mesure de mes recherches, je suis arrivé sur plusieurs solutions dont Erplain.

Le fonctionnement d’Erplain repose sur quelques principes simples et de bon sens : les achats sont passés auprès des fournisseurs, la livraison du stock est rapidement intégrée dans le logiciel et la distribution peut enfin être organisée avec méthode et suivi en temps réel ! C’est simple et facilement transposable à ce qu’on fait.

 

TOP 5 des fonctionnalités essentielles au Département du Lot

 

#1 Etat des stocks en temps réel

#2 Alertes sur niveaux de stock bas et réapprovisionnement (en savoir plus)

#3 Gestion des achats auprès des fournisseurs

#4 Gestion multi-sites

#5 Multi-utilisateurs