Entretien avec Gabin QUAAK
Passionné par l’industrie alimentaire depuis très jeune et entrepreneur avant tout, Gabin a créé Hello Drinks avec la conviction que l’univers des boissons avait besoin d’alternatives plus originales pour une clientèle en recherche d’une nouvelle façon de consommer.
Boissons bio, françaises ou encore éco-responsables, issues de produits de qualité.
Restaurants, Hôtels, Événementiels, GMS (Grande et Moyenne Surface) de proximité.
Boutique e-commerce, équipe commerciale pour Paris et la Région Ile-de-France (IDF).
Mélanges étonnants, cocktails ébouriffants, thés ou jus de fruits aux saveurs originales, limonades ou bières artisanales, laissez-vous séduire le temps d’une pause par les boissons d’Hello Drinks.
Mais au-delà de ces produits enchanteurs et originaux, Hello Drinks évolue dans un milieu ultra-concurrentiel dans lequel réactivité et efficacité font la différence.
Gabin crée une boutique Shopify en 2017 pour avoir une vitrine en ligne de ses produits. A cette période, il n’est pas encore possible de passer des commandes ni d’effectuer des paiements, ce qui a bien évolué depuis.
Ainsi, aujourd’hui, avec son site e-commerce, Hello Drinks commercialise ses boissons partout en France avec une équipe réduite. Les clients hors IDF passent leurs commandes via le site tandis qu’à Paris et sa région, les commerciauxse déplacent chez les clients.
Se déplacer chez le client permet la dégustation des boissons ce qui aide grandement à la prise de décision. Actuellement, le canal d’acquisition principal d’Hello Drinks est le démarchage. Le site sert à promouvoir les produits et leurs caractéristiques comme un catalogue mis à jour en temps réel. Il permet aussi de diffuser leur actualité, par exemple lors du lancement de nouveautés. Enfin, les fournisseurs, le bouche-à-oreille et les réseaux sociaux contribuent également à apporter de nouveaux clients.
« Gérer plusieurs circuits de vente favorisent les erreurs. J’avais vraiment besoin de centraliser mon stock et mes données pour éviter, par exemple, les doublons de commandes prises chez mes clients et sur le site internet. L’intégration d’Erplain et de Shopify me permet de gérer simplement en temps réel les commandes en provenance des ventes en ligne mais aussi celles des commerciaux ! De plus, les produits et les clients sont mis à jour automatiquement dans les 2 systèmes. »
Malgré tout, avec la crise du COVID, Gabin a dû réduire ses effectifs et la multitude des tâches quotidiennes est vite devenue difficile à gérer pour sa petite équipe.
« L’intégration des 2 logiciels m’a définitivement convaincu quand j’ai découvert que les commandes Shopify arrivaient directement dans Erplain. Non seulement j’évite les erreurs mais je gagne du temps. »
L’autre enjeu critique pour un distributeur comme Hello Drinks est celui du réapprovisionnement des clients mais également auprès des fournisseurs. Les délais doivent être raccourcis. Pour cela, il faut que la vente soit traitée au plus vite dès la prise de commande. Le cycle de vente doit être rapide pour que la préparation et le livraison des commandes se fassent sans erreur et au plus tôt.
« Les fonctionnalités complètes de gestion des stocks d’Erplain ont favorisé mon choix. Le stock est un sujet sensible pour notre activité et peut vite provoquer de grosses pertes d’argent. »
Par ailleurs, les ruptures de stock doivent être évitées à tout prix ! Gabin a fait le choix de fournisseurs majoritairement français même si leur compétitivité est souvent moins bonne que celle des étrangers. Les marges sont réduites et imposent une plus grande vigilance avec un suivi précis des coûts d’achat et de revente.
« Les seuils de réapprovisionnement avec alertes étaient devenus indispensables. Avant Erplain, j’ai utilisé plusieurs logiciels mais sans cette fonctionnalité et je ne pouvais plus continuer. »
L’activité commerciale de Hello Drinks génère beaucoup de factures chaque mois. Le volume est important mais les paniers ne sont pas forcément élevés. Cela complique fortement la gestion comptable. L'expert-comptable de la société s’inquiétait face à la quantité de travail mensuelle lors de la déclaration de TVA.
« En associant QuickBooks avec Erplain, mon expert-comptable peut facilement récupérer la TVA pour l’importer dans son outil comptable. De plus, je peux maintenant automatiser les relances clients et retrouver les traces des paiements. »
D’autre part, la difficulté à se faire payer est renforcée par le contexte de crise. Les restaurants et les bars sont particulièrement impactés par les restrictions et beaucoup en souffrent. Les règlements tardent et Gabin passe de plus en plus de temps à relancer ses clients. Pour compléter la solution, il a donc opté pour la plateforme Legalcity, couplée à QuickBooks, qui permet la relance gratuite et le recouvrement quand nécessaire.
Le logiciel en ligne Erplain propose de nombreuses fonctionnalités de gestion de stock critiques à l’activité d’Hello Drinks. Gabin est très satisfait de la solution pour son business et a même réussi à y apporter quelques adaptations.
Il se sert, par exemple, du champ saisonnalité pour identifier ses transporteurs et ainsi sortir des statistiques mensuelles par transporteur.
« Des solutions plus spécialisées métiers me coûteraient 4000 euros de plus par an. Je privilégie également les plateformes claires et lisibles. Je vois encore trop de solutions archaïques ! »
Malgré tout, Gabin considère que la façon dont il utilise les 3 logiciels, ensemble et individuellement, pourrait encore être optimisée. Avec Erplain, il pense prochainement améliorer la gestion différenciée des tarifs clients mais aussi celle des packs.
Suite à cet entretien, l’équipe produit d’Erplain a pris contact avec Gabin pour l’aider à mieux exploiter certaines fonctionnalités.
Prochaines étapes pour lui :
1. Triple intégration (en savoir plus) :
- Erplain pour la centralisation des stocks et des commandes
- QuickBooks pour les finances (TVA et relances clients)
- Shopify pour la vitrine en ligne et commandes e-commerce
2. Automatisation du processus de vente : Bons de commandes > Bons de livraison > Factures
3. Seuils de réapprovisionnement et alertes
4. Tarification par type de clients
5. Gestion des packs
