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Les 5 règles d'or pour entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs

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En ces temps de crise, il est plus que primordial d’entretenir une communication régulière et d’établir une bonne relation avec votre fournisseur. 

Levier de croissance souvent négligé, une bonne relation fournisseur est indispensable au bon développement et au succès de votre entreprise. Nous vous donnons ici les règles d’or à suivre pour bâtir une relation fournisseur durable, de confiance et de qualité

 

Qu’est-ce que la relation fournisseur ?

 

Une entreprise a nécessairement besoin de fournisseurs pour assurer toutes les étapes de production et d’approvisionnement d’articles, de biens ou de services destinés à être transformés ou utilisés. Ce fournisseur joue en effet le rôle primordial d’intermédiaire.

La relation fournisseur correspond aux rapports qu’entretient une entreprise avec chacun de ses fournisseurs. Elle repose sur plusieurs aspects : 

  • Une confiance mutuelle (dans les accords convenus, le respect des délais, des paiements, etc.) ;
  • Une durabilité ;
  • Une qualité des échanges (échanges fréquents) ;
  • Une écoute permanente (mise en place de calendrier de production) ; 
  • Un lien financier (règlement des factures).

Il est donc important d’entretenir une relation saine et cordiale entre TPE et fournisseurs pour permettre des processus commerciaux et logistiques fluides, ceci dans le but d’atteindre, au bout de la chaîne, la satisfaction client, facteur clé pour toute TPE cherchant à se développer.


supplier relationship

 

Règle d’or #1 : Identifier les fournisseurs fiables

 

Un travail en amont, dit “sourcing”, est essentiel afin de vous renseigner sur vos futurs fournisseurs : sont-ils de bonne réputation ? 

En contactant leurs clients ou en parcourant la toile et les avis, vous aurez un premier aperçu sur leurs pratiques : 

  • Qualité des produits et services fournis ;
  • Délais de production et de livraison ;
  • Distance géographique ;
  • Compétitivité des prix ;
  • Suivis des commandes ;
  • Etc. 

Avoir un fournisseur unique pour l’ensemble de vos approvisionnements peut représenter un risque si celui-ci vous fait part d’un problème de stocks, livraison ou production. Varier vos fournisseurs permet de pouvoir compter sur l’autre si l’un est en difficulté. 

Vient ensuite la phase de négociation. Les deux parties doivent en tirer profit. Posez vos conditions : quels sont vos critères et vos exigences sur lesquels vous êtes intransigeant ? Quels sont les sujets sur lesquels vous êtes prêt à faire des concessions ?

 

Règle d’or #2 : S’appuyer sur des conventions officielles

 

Il est important de mettre à l’écrit, en plus de votre contrat, des clauses garantissant vos objectifs :

  • financier : payer et être payé dans les temps ;
  • contractuel et légal : conformité à la loi, clarté des conditions de résiliation, clauses éventuelles de confidentialité et/ou de non-divulgation, sanctions en cas de litige ;
  • opérationnel : respect du planning de production et de livraison, qualité des produits et services conforme.

 

Le label « relations fournisseurs et achats responsables » élargi aux TPE et PME

 

Depuis 2012, le ministère de l'Économie et des Finances a élargi le label « relations fournisseurs et achats responsables » (RFAR) aux TPE et PME, leur permettant ainsi de valoriser et de prouver leur relation durable et équilibrée avec leurs fournisseurs, mais aussi de diffuser leurs pratiques d’achat vertueuses. Ce sont donc trois ans de labellisation qui leur offrent une multitude d’avantages, parmi lesquels des retours d’expérience bénéfiques et une certification à l’international (le label est reconnu par la norme ISO 20400 « achats responsables » comprenant à la fois la responsabilité sociétale des entreprises et les achats responsables). Les TPE et PME ont émis le souhait d’accéder à ce label afin de démontrer leur volonté de s’inscrire dans une démarche d’amélioration des relations fournisseurs.


logo label RFAR

 

D’autres chartes existent 

 

En effet, chaque entreprise est libre de rédiger une charte dans laquelle figurent ses valeurs, sa politique, ses bonnes pratiques et son orientation. Pour plus d’informations, consultez le site de la Chambre de commerce et d’industrie.

 

Règle d’or #3 : Instaurer une confiance mutuelle

 

La signature d’un contrat avec des clauses définies et précises est indispensable mais ne suffit pas toujours pour prévenir les risques (production, livraison). Il faut être à l’écoute et prêt à renégocier les conditions afin de s’adapter à une situation nouvelle. 

De même, recommander un fournisseur en qui vous avez confiance à l’un de vos clients ou partenaires peut grandement améliorer votre relation fournisseur puisque chacun profite du réseau, de l’influence et de la réputation de l’autre. Par la suite, vous pourriez être gagnant en demandant à renégocier avantageusement votre contrat fournisseur, sans pour autant être trop gourmand !

 

Règle d’or #4 : Favoriser un dialogue de qualité

 

Échanger régulièrement avec votre fournisseur pour connaître sa situation, les problèmes ou les failles qu’il rencontre vous permet d’anticiper certains problèmes et de mettre en place des solutions et stratégies, le tout dans la coopération. L’entraide et le dialogue favoriseront la confiance et le bon fonctionnement de votre activité

Pensez à adapter votre discours à la structure de votre fournisseur (grande ou petite entreprise). Organisez des rencontres en personne quand vous le pouvez pour des échanges plus conviviaux et constructifs. De même, lors de relances, allez au devant (ne laissez pas les choses traîner) et privilégiez les prises de contact de vive voix (par téléphone, appel visio ou en personne). Usez de tact et de diplomatie tout en étant ferme.   

 

Règle d’or #5 : Gérer ses stocks et savoir quand se réapprovisionner

 

Une bonne gestion des stocks (et donc une bonne organisation !) permet de se réapprovisionner au bon moment et donc d’éviter les situations de panique, stressantes pour vous comme pour votre fournisseur. Organisez et gérez vos stocks notamment grâce à :

  • La constitution d’un stock de sécurité (et d’un point de commande) ;
  • La vision en temps réel de vos stocks ;
  • Le reporting et analyse ;
  • L’automatisation pour la création de documents. 

Un logiciel de gestion des stocks vous permet d’automatiser ces fonctionnalités. Vous gagnez du temps et préservez votre relation fournisseur.


supplier business contract

 

Vous l’aurez compris, une bonne relation fournisseur repose sur la transparence, une confiance durable, des échanges réguliers et une coopération commerciale bénéfique pour chacune des parties. Un partenariat essentiel basé sur une communication active. 

Aujourd’hui, des solutions existent pour faciliter les échanges avec vos fournisseurs et gagner du temps, notamment grâce à l’automatisation des factures et des bons de commande. Avec Erplain, en un clic, vous générez vos bons, devis et factures. Vous gérez vos stocks en temps réel et pouvez anticiper vos réapprovisionnements fournisseurs. 

 

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