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Trésorerie : comment optimiser votre gestion des stocks, des approvisionnements et des impayés

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En période de crise encore plus qu’en temps normal, toute votre attention doit être portée sur le suivi de votre trésorerie. Parmi les différentes solutions, optimiser la gestion de vos approvisionnements, de vos stocks et vous prémunir des impayés doivent faire partie de vos priorités pour traverser les épreuves des prochains mois. L’indicateur phare est le BFR ou besoin en fond de roulement. Pour rappel, celui-ci correspond au décalage entre vos encaissements et décaissements, c’est-à-dire la différence entre vos besoins en trésorerie issus du financement des stocks et des créances clients déduit des dettes fournisseurs. De manière générale, le maintenir au plus bas est signe de bonne santé pour votre entreprise. 

1. Optimisez votre stratégie d’approvisionnement 
2. Le stock, levier d’action incontournable sur le BFR
3. Automatisez votre organisation commerciale pour améliorer la trésorerie
4. Luttez contre les impayés
5. Le recouvrement de créance : retrouvez vos liquidités

 

Stock et administratif

 

1. Optimisez votre stratégie d’approvisionnement

L’approvisionnement est un facteur clé dans la recherche de solutions de réduction du BFR. 

Minimiser l'immobilisation de marchandise

D’ores et déjà, si vous êtes producteur ou industriel, vous pouvez avoir 3 niveaux d’action auprès de vos fournisseurs : Suivre l’état des stocks de vos composants en temps réel pour ne jamais être en rupture; améliorer votre productivité et enfin raccourcir les temps de production pour minimiser les encours. Si vous êtes revendeur, il vous faut également raccourcir vos délais d'approvisionnement et chercher à accélérer le traitement des ventes dans l’optique d’immobiliser le moins possible votre marchandise.

Fournisseurs = Alliés

D’autre part, considérez vos fournisseurs comme des alliés et établissez une collaboration qui vous donnera plus de flexibilité et d’efficacité dans vos méthodes de travail. Négocier des conditions commerciales et des délais de paiement peut s’avérer essentiel à court et moyen terme. La localisation de vos sources d’approvisionnement est également à considérer dans une démarche d’amélioration de performance. Travailler avec des fournisseurs moins éloignés permet de réduire le temps d’approvisionnement. Cela dit, faire appel à de nouveaux partenaires nécessite de vérifier leur situation financière pour s’assurer de leur stabilité et fiabilité. Vous devez alors avoir recours à des spécialistes du recouvrement comme LegalCity qui proposent des rapports de solvabilité.

Commander au bon moment

Autre manière d’agir sur son BFR, votre politique d’achat. Les 2 paramètres à prendre en compte sont les coûts d’acquisition et les coûts de possession qui doivent être équilibrés. En effet, pour éviter des frais trop élevés, il est essentiel d’optimiser la quantité de produits à commander selon les coûts liés à l’achat de ceux-ci et vos coûts de stockage. Il n’est pas évident d’adapter les quantités sans faire appel à des formules de calcul. Ainsi, il est relativement aisé de trouver la quantité économique à commander ou QEC et de vous en servir pour établir une méthode d’achats plus stratégique.

Par ailleurs, contrôler son business requiert d’avoir une visibilité permanente sur certains points critiques. La mise en place de tableaux de bord avec des indicateurs comme le point de commande est indispensable. Ce dernier vous indique à quel stade vous devez repasser des commandes auprès de vos fournisseurs pour éviter de briser la chaîne des ventes et surtout la rupture de stock temporaire. Un logiciel comme Erplain peut vous y aider facilement et vous permettre de définir des seuils et des alertes qui vous assureront un processus de réapprovisionnement optimal.  

 

Pour aller encore plus loin, vous pouvez envisager des solutions pour minimiser les durées de passage de la marchandise dans vos lieux de stockage. Par exemple, la méthode du flux tendu, nécessitant une coordination parfaite des acteurs de la supply chain, consiste à commander ou produire au fil des ventes. Vous pouvez aussi considérer d’utiliser le système de livraison directe ou Dropshipping, qui permet l’expédition des commandes au client directement depuis votre fournisseur. Vous évitez ainsi les frais d’entreposage. 


Gestion de stock

 

2. Le stock, levier d’action incontournable sur le BFR

Souvent délaissée, la gestion des stocks est pourtant une priorité quand il s’agit de réduire son BFR, parfois même à très court terme. Et pour cela, il suffit de regarder comment le BFR se calcule. Il représente la somme des encours moyens des créances clients et du stock moyen de laquelle est déduite l’encours moyen des dettes fournisseurs. 

Agir sur le stock, c’est libérer du cash nécessaire au financement du cycle d’exploitation de son activité. Voici quelques recommandations pour en optimiser la gestion. 

  • Veillez à prévenir toute situation de surstockage. L’accumulation de marchandise a un effet direct sur la trésorerie car elle immobilise des capitaux, expose vos produits à leur perte de valeur et finalement nécessite des financements supplémentaires. Mais attention, si vous revendez vos invendus à prix cassés, vous entamez directement vos marges.

 

  • Accélérez la rotation de vos stocks. Que cela signifie-t-il ? En gros, il convient de mesurer le nombre de fois où votre stock total est écoulé au cours d’une année.

Il existe plusieurs façons de calculer ce taux de rotation mais en voici une couramment utilisée :

Taux de rotation = CA / Stock Moyen (prix de vente)

Plus cette rotation est importante, meilleure est votre performance et plus vous préservez votre trésorerie. Ce taux est à comparer avec celui de votre secteur d’activité qui peut être plus ou moins fort. 

Augmenter la vitesse de rotation de vos stocks, c’est d’une part améliorer votre politique de réapprovisionnement mais aussi optimiser ses processus de traitement des ventes. Plus vous prenez en charge rapidement les commandes, plus vous livrez vite vos clients, ce qui a pour conséquence de diminuer la durée d’immobilisation des produits dans vos stocks. 

D’autre part, votre stock est composé de nombreuses références d’articles. Vous devez analyser avec méthode la constitution de celui-ci. En se référant à la loi de Pareto, on peut déduire la classification suivante : 20% de votre stock représente 80% de sa valeur. Les articles appartenant à ces 20% doivent faire l’objet d’un suivi très strict et passer le moins de temps possible dans vos entrepôts. 

 

  • Identifiez les articles dormants de votre stock. Ils sont souvent la bête noire des entreprises. Pour différentes raisons, un article peut être invendu : obsolescence, prix trop élevé,... Vous n’avez même souvent aucun moyen de les identifier ni même d’en faire un suivi. Vous pouvez adopter des logiciels de gestion de stock comme Erplain qui vous donneront une visibilité sur l’ensemble de vos produits et éviter ainsi qu’ils dépérissent. Une fois repérés, ces articles doivent faire l’objet d’actions qui permettront de les écouler au plus vite et de récupérer du cash pour financer l’achat de nouveautés, de produits phares ou de stock à fortes marges. Envisagez alors la mise en place d’actions promotionnelles ou même la création de kits pour liquider ce stock. En dernier recours, faites appel à des destockeurs qui rachètent votre stock à bas prix. 

 

3. Automatisez votre organisation commerciale pour améliorer la trésorerie

Gérer ses stocks et ses ventes avec de simples fichiers Excel peut rapidement vous amener à commettre des erreurs et perdre un temps précieux. Il est en effet fréquent de constater que certaines TPE saisissent encore manuellement des commandes provoquant une répétition des tâches chronophage et source d’erreur ! 
Non seulement la productivité de votre activité s’en trouve impactée mais vous risquez de mettre en danger votre trésorerie. Plus vous êtes organisés, plus vos processus commerciaux sont efficaces, plus vous facturez vite et moins vous générez d’erreurs susceptibles de retarder les paiements. 
 
logo erplainUne solution pour éviter d’en arriver là, est l’automatisation et la centralisation de vos commandes et données. L’utilisation d’un logiciel, comme Erplain, peut vous permettre d’automatiser la création des devis, bons de commandes, bons de livraison et factures. Vous avez une visibilité en temps réel de vos opérations et factures. Ainsi, vous gardez le contrôle et savez toujours à quelle date vos clients doivent vous payer. 

Il est malgré tout difficile d’éviter les impayés. Voici donc des recommandations pour y faire face efficacement. 

 

REPLAY WEBINAIRE
 
"Stock, approvisionnements, impayés : Comment préserver votre trésorerie en temps de crise ?
 
LegalCity et Erplain présentent des recommandations et actions concrètes à mettre en place. Pour en savoir plus sur le programme du webinaire et le visionner :
 

 

Facture payée

 

4. Luttez contre les impayés

Vous êtes entrepreneur, fondateur d’une PME ou employé du service financier d’un grand groupe ? Vous êtes forcément passés par des factures impayées. Alors, comment y remédier ?

1. Vérifier la solvabilité financière d’une entreprise : une précaution peu coûteuse et efficace  

Il y a un élément que les entreprises se doivent de connaître avant de signer quelconque contrat avec un client pour anticiper le risque d’impayé : il s’agit de l’enquête de solvabilité d’entreprise.

L’étude de la solidité financière de vos fournisseurs, clients ou partenaires commerciaux les plus stratégiques est recommandée pour mieux prévenir les impayés. Cette étude vient valider la bonne santé financière de celles et ceux que vous surveillez. Vous pouvez faire appel à des prestataires externes qui vous délivreront un rapport financier complet et une évaluation du risque crédit avec un Scoring régulièrement remis à jour
L’évolution du risque crédit est un indicateur qui doit être assidûment surveillé puisqu’elle permet d’estimer la solvabilité de vos principaux fournisseurs, clients ou partenaires stratégiques potentiels.

Pour démarrer, voici comment analyser la solvabilité d’une entreprise grâce à la mise en place de plusieurs indicateurs de mesure : 

 

Ratio Solvabilite

 

Ces taux sont calculés à partir du compte de résultat des entreprises et de toutes les données financières recueillies. 

Ces informations suffisent pour mesurer le risque financier et établir le rapport de solvabilité et le scoring d’entreprise. LegalCity, en collaboration avec CREDIT SAFE, le leader de l’information financière, propose un service de solvabilité à votre disposition afin de connaître le scoring et la situation financière de plus de 14 Millions d’entreprises françaises. L’information peut être obtenue à l’unité ou sous forme de packs sur le site de Legalcity. 

 

2. Comment traiter les factures impayées et relancer vos clients ? 

Vérifier la solvabilité ne permet pas toujours d’éviter les impayés car la santé financière d’une TPE ou PME peut vite évoluer, notamment en temps de crise. Les factures impayées peuvent avoir des conséquences désastreuses et durables sur la trésorerie. Voici quelques conseils proposés par LegalCity vous permettant de gérer le cycle de paiement grâce à une relance client efficace et déléguée. 

Être attentif et présent auprès de vos clients  
 
Avoir de bonnes relations avec vos clients facilitera les démarches en cas d’impayés. En effet, vous serez en mesure de leur écrire un e-mail de relance et/ ou un simple courrier pour les avertir que l’échéance de la facture est dépassée et qu’il faut la régulariser.  

Appeler vos clients 

Le contact direct avec l’interlocuteur est important et peut être fait avant même d’envoyer un courrier ou un e-mail. Vous pourrez contacter la personne qui pourra se charger directement de la régularisation de la facture. Pour un appel téléphonique efficace :  

  • Rappeler l’objet de l’appel ; 
  • Etre diplomate afin d’obtenir le nom et coordonnées de l’interlocuteur qui pourra débloquer la situation et faire preuve d’empathie ; 
  • Indiquer avec précisions les factures impayées concernées ; 
  • Comprendre pourquoi la facture n’a pas encore été réglée, s’il y a un litige ou différend qui pourrait en être la raison ; 
  • Valider vos coordonnées bancaires et faire préciser la date de paiement prévisionnelle de la créance.

 

Une relance écrite

C’est un courrier factuel qui reprend le détail des créances impayées pour que le débiteur (le client) ait une vision claire.

En restant courtois (c’est la base !), car l’idée est de conserver vos relations clients intactes. Reprenez, si vos conditions générales le précisent, que vous pourriez être en mesure d’appliquer des pénalités de retard de 40 Euros par factures échues, comme le précise également la Loi LME dans son article  (L 441-6 du Code de Commerce).

Après ce courrier, vous serez en mesure d’envoyer un courrier d’avertissement en LRAR (Lettre Recommandée avec Accusé de Réception) dans lequel vous indiquerez une date de régularisation à respecter. Passé le dernier délai indiqué, vous indiquez que vous vous déchargez de cette relance auprès d’un huissier de justice ou d’un cabinet de recouvrement amiable.

Noter que le recours à un cabinet est à privilégier car le recours à l’huissier pourrait avoir un effet négatif sur vos relations commerciales futures.  

 

La lettre de mise en demeure

La lettre de mise en demeure est un courrier comprenant un certain nombre d’informations et références juridiques dans le but d'éviter à un débiteur indélicat de trouver des moyens légaux pour en contester la forme. Des éléments incontournables doivent y figurer comme :

  • L’intitulé du courrier LRAR doit faire apparaître clairement “LETTRE de MISE EN DEMEURE” ; 
  • Une date butoir de paiement ; 
  • Une explication claire de l’objet de la facturation et/ou de la prestation demeurée impayée ; 
  • La date de l’envoi de la LRAR ; 
  • Votre adresse et celle de la personnalité morale de votre débiteur ;  
  • La signature de la personne ayant autorité chez vous à agir ; 
  • La dénomination du tribunal compétent en cas d’action judiciaire envisagée ;

Un conseil : ne prenez pas le premier modèle de courrier en ligne pour votre lettre de mise en demeure et vérifiez que celle-ci respecte les textes de Loi en vigueur sous peine d’annulation. 

 

Recouvrement

 

5. Le recouvrement de créance : retrouvez vos liquidités

1. Avoir recours aux outils bancaires

De nombreux outils bancaires existent et visent à aider au financement et au recouvrement de créances. Mais, quels sont ces outils et sont-ils réellement pertinents ?

L’escompte est une avance de trésorerie avant échéance. Les fournisseurs ont la possibilité de financer leurs créances clients avec l’aide d’une société d’affacturage en optant pour la méthode du factoring reverse.

L’affacturage consiste à sous-traiter le recouvrement à la société d'affacturage mais aussi d’obtenir un financement anticipé et sous-traiter le recouvrement à la société d’affacturage.

La facilité de caisse représente une autorisation de découvert qui est validé par une banque. Cet outil permet à l’entreprise de gérer ses dépenses immédiates par le biais de ce crédit de trésorerie. Cela permet à l’entreprise  de gérer et anticiper les retards de paiement.

L’assurance-crédit est une solution de gestion du poste clients qui préserve les entreprises contre les pertes générées par le non-paiement de factures (l'information sur la solvabilité financière de vos clients et prospects, le recouvrement des impayés, l'indemnisation des créances garanties). 

Les entreprises dépensent environ 15% de leur CA dans le but de gérer leurs créances d’après une étude menée par Forrester Consulting. Il semble donc que ces outils bien qu’utilisés en entreprise, peuvent laisser place aux Cabinets de recouvrement qui proposent un service efficace et plus économique.

 

2. Qu’est-ce que le recouvrement de créances ? 

Le recouvrement de créances est une activité réglementée qui consiste à utiliser le dialogue et l’échange dans le but d’obtenir d’un débiteur le paiement d’une somme due. Il peut y avoir différentes procédures de recouvrement :  

Le recouvrement judiciaire

Le créancier peut opter pour cette méthode en faisant appel à la justice via différentes démarches comme l’injonction de payer, le référé provision ou l’assignation au fond. L’injonction de payer est rapide et efficace si elle respecte les conditions de fond et de forme liées à la procédure. 

Le recouvrement amiable

Le dossier initié par le créancier ne passera pas immédiatement en justice. La créance impayée est confiée à un cabinet de recouvrement spécialisé qui soulagera l’entreprise de cette charge fastidieuse qui nécessite du tacte et la mise en œuvre de techniques de communication alliant psychologie et fermeté. L’intérêt est d’éviter un procès et de préserver la relation client. Le choix du cabinet est primordial. 

La procédure la plus recommandée est le recouvrement de créances à l’amiable puisqu’elle met en avant deux avantages : privilégier vos relations clients et éviter un procès ce qui engendrerait des frais excessifs et prendrait du temps. 

Logo LegalCityUne solution comme LegalCity privilégie le recouvrement à l’amiable et accompagne ses clients tout au long des procédures en assurant le suivi des dossiers avec l’intervention d’agents spécialisés. Les clients peuvent avoir accès à leur espace en ligne et se voir proposer des solutions adaptées pour recouvrer leurs impayés et relances clients.

L’expérience de LegalCity sur ce sujet met en lumière le fait de privilégier le recouvrement amiable avant toute action judiciaire. Le recours à un cabinet de recouvrement vous permettra d’économiser des frais de procédure judiciaire que vous ne maîtriserez pas.

L’intervention d’un cabinet spécialisé et professionnel changera l’attitude de votre débiteur. LegalCity met à votre disposition des outils en ligne et des agents spécialisés sur ces questions vous permettant de gagner du temps sur le paiement de vos factures impayées. Véritable stratège de la gestion du poste client et de l’amélioration de votre trésorerie, LegalCity met un point d’honneur à trouver des solutions amiables pour vos factures impayées, pour conserver ainsi une bonne relation client, primordiale pour l’activité des TPE, PME et indépendants. 

 

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Un suivi assidu des finances s’avère indispensable pour les TPE et PME, car en période de crise, la trésorerie devient le nerf de la guerre.
Qui dit préserver la trésorerie, dit optimisation du BFR. Des moyens d’actions sont à mettre en place au plus tôt afin de réduire votre BFR et éviter de vous retrouver dans le rouge : approvisionnez-vous au bon moment aux quantités adéquates, réduisez le temps de d'entreposage de vos stocks, automatisez votre cycle commercial pour un suivi en temps réel. Mais attention, ne négligez pas non plus le poste client qui est aussi au cœur du calcul du BFR. Les retards de paiement ou les impayés semblent inévitables. Évitez que les créances clients impactent votre BFR : suivez les dates d’échéance des factures, prévoyez un calendrier de relance, faites appel à un cabinet pour le recouvrement, exploitez des solutions bancaires tel que l’affacturage ou la facilité de caisse.

 
 

 

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