Vous souhaitez en savoir plus sur le suivi des numéros de lots et de séries ? Alors cet article est fait pour vous. Nous vous en expliquerons les principes fondamentaux : ce qu’ils sont et pourquoi ils sont essentiels à votre entreprise.
Enfin, nous détaillerons la manière de mettre en place la traçabilité de vos produits au sein de votre activité de négoce ou de distribution.
Automatisation : indispensable pour une traçabilité réussie
Les numéros de lots permettent de suivre et d’identifier rapidement la marchandise que vous fabriquez, distribuez et revendez.
C’est un outil efficace pour optimiser votre chaîne logistique et pour garder contrôle de la qualité des produits.
Si votre entreprise fabrique, distribue ou vend des articles ou des denrées alimentaires, vous devez mettre en place un système de traçabilité. Les numéros de lots vous permettent d’identifier et de localiser rapidement la marchandise dans les entrepôts, pendant le transport, en magasins ou lorsqu’elle est déjà dans les mains du consommateur.
La production ou l’assemblage de produits se fait par lot. Chaque lot partage les mêmes caractéristiques : la même usine de montage ou machine, la même source de matières premières et une date d’expiration identique en ce qui concerne les produits périssables.
La traçabilité permet de suivre facilement vos biens et d’accéder à toutes les informations relatives aux lots du début de la chaîne logistique jusqu’au point de vente.
Les numéros de lot ou de série jouent un rôle important dans le contrôle de la qualité des produits et vous permet de réagir rapidement et efficacement pour permettre de :
1. Contrôler plus efficacement la qualité des produits
2. Respecter les conformités réglementaires
3. Renforcer la sécurité
4. Améliorer la relation client
5. Ajouter précision et rapidité au suivi des produits
Les numéros de lots sont créés lorsqu’un ensemble de produits est fabriqué au même moment dans des conditions de production similaires. A tout moment, si un problème de qualité survient, le numéro de lot peut être utilisé pour identifier la source du problème et vous aider à apporter les corrections nécessaires. D’autres produits fabriqués le même jour et issus de matières premières identiques peuvent aussi facilement être retrouvés et rappelés si nécessaire.
Le suivi des numéros de lots est indispensable pour le rappel des produits et la bonne gestion des dates d’expiration.
Il n’y pas que les produits frais qui sont périssables avec le temps. Les produits dérivés de matières organiques, comme le caoutchouc, le plastique et la peinture, se dégradent avec le temps. Les dates d’expiration doivent être surveillées de près pour assurer la sécurité des consommateurs et la qualité du produit.
EXEMPLES DE PRODUITS S'ALTÉRANT AVEC LE TEMPS
HABITATION & DÉCORATION
• Peintures et lasures
• Filtres pour masques
• Extincteurs
• Matelas et mobiliers fabriqués avec de la mousse végétale
MÉDICAL ET BIEN-ÊTRE
• Prescription médicale
• Compléments et vitamines
• Lotions et crèmes
• Equipements de protection individuelle (casques, lunettes, harnais…)
ALIMENTATION
• Plats cuisinés
• Chocolats et confiseries
• Conserves de légumes, poissons et viandes
• Epices et sauces
• Laitages (beurre et fromage)
• Fruits et légumes frais
• Surgelés
BOISSONS
• Eau en bouteille, sodas, jus de fruit et lait
• Café et thé
• Bières, vins et boissons alcoolisées
TOUS LES PRODUITS MENTIONNÉS CI-DESSUS NÉCESSITENT LA MISE EN PLACE DE NUMÉROS DE LOTS POUR ASSURER UNE GESTION EFFICACE DES DATES D'EXPIRATION.
Fabricants, producteurs, grossistes et distributeurs utilisent le suivi des numéros de lots pour identifier et rappeler rapidement des produits qu’ils souhaitent retirer du marché. Personne ne souhaite en arriver là, mais c’est une réalité à laquelle chaque entreprise doit se préparer.
Voici des causes fréquentes de rappel de produit :
• Freins, volants, essuie-glaces ou phares
• Batteries pour les appareils qui surchauffent ou s’enflamment
• Stock vieillissant et invendus
• Rupture de la chaîne du froid ou mauvais stockage des produits lors du transport ou à l’entrepôt
• Bactéries, E. Coli, Salmonelle ou Botulisme
• Altération ou manipulations frauduleuses
• Stock vieillissant et invendus
• Rupture de la chaîne du froid ou mauvais stockage des produits lors du transport ou à l’entrepôt
• Problèmes sur la chaîne logistique ou erreurs de production
• Effets indésirables récemment découverts
• Altération ou manipulations frauduleuses
• Nouvelles interdictions sur certaines produits chimiques ou plastiques utilisés dans la production ou l’emballage de la nourriture, du mobilier ou des vêtements.
Comme vous l’avez remarqué, les problèmes liés aux rappels de produits ou aux dates d’expiration sont communs dans de nombreuses industries. Un bon contrôle de la qualité passe avant tout par un suivi de près des dates d’expiration et des produits défectueux. Ces derniers doivent être rapidement retirés du marché. Les biens défectueux ou détériorés peuvent avoir les conséquences suivantes :
• Ventes perdues
• Clients perdus
• Réputation de l’entreprise ternie
• Poursuites judiciaires
Heureusement, l’automatisation du suivi des numéros de lot vous aidera à gérer plus efficacement les scénarios précédents. Dans une certaine mesure, le suivi des produits améliore la relation clients et la réputation de l’entreprise.
Les outils permettant la traçabilité sont souvent proposés par les logiciels de gestion de stock.
La création de lots est utilisée dans le processus de fabrication afin d’enregistrer les informations liées à la production d’un ensemble de produits (le lot) créés au même moment dans des conditions identiques. Selon le type de produit fabriqué, les données enregistrées peuvent inclure les éléments suivants (liste non exhaustive) :
Pour chaque lot de produits fabriqués, un numéro de lot est créé.
Ce numéro peut alors être utilisé à tout moment, présent ou futur, pour revoir l’historique de production. Le numéro de lot peut être utilisé dans le suivi des articles ayant la même malfaçon ou la même date d’expiration afin de localiser ces produits dans la chaîne logistique.
La traçabilité des lots est un outil très efficace pour vous permettre de suivre les produits qui vont bientôt expirés ou qui doivent faire l’objet d’un rappel.
Il est important de pouvoir localiser rapidement des produits défectueux ou périmés en tous points de la chaîne de distribution :
GESTION AUTOMATISÉE DE L'ENREGISTREMENT DES LOTS = CONTRÔLE DE LA QUALITÉ OPTIMISÉ
Un suivi détaillé des lots est essentiel pour contrôler efficacement la qualité de la marchandise et peut servir d’élément de preuve en cas de poursuites judiciaires.
Après avoir approfondi la traçabilité de groupes de produits, les lots, nous allons maintenant étudier le suivi de produits individuels grâce aux numéros de série. En effet, les lots ne constituent qu’une vision partielle de la traçabilité.
Un numéro de série représente un identifiant unique pour un seul produit dans la chaîne de production. Le numéro de série est une suite séquentielle ou incrémentale de nombres et/ou lettres et/ou symboles. Il vient juste après le sigle "S/N", "SNID" ou encore "Serial No". Le but d'un numéro de série est d'identifier de façon unique et individuelle un élément, une pièce ou un logiciel, tout comme une empreinte digitale est propre à chacun d'entre nous.
De nombreuses industries aux activités variées ont recours aux numéros de série. Nous étudierons leur utilité un peu plus bas.
Les numéros de série sont indispensables pour la gestion :
Les numéros de lot permettent d’identifier un groupe de produits, le lot, fabriqué dans des conditions identiques (même moment, même usine et machines, même source de matières premières…) alors que les numéros de série servent à identifier un article unique grâce à un système de numérotation séquentiel. Les négociants peuvent ainsi différencier produits identiques et contrefaits tout au long de la chaîne de distribution et notamment dans les points de vente.
Un suivi détaillé des numéros de série favorise la gestion optimale des garanties et retours produits et préserve la relation client.
Des informations importantes concernant le produit, comme les numéros de série, de lot, ou les dates d'expiration, apparaissent souvent à côté du code-barres.
Les numéros de série sont fréquemment gravés dans la structure métallique et plastique du produit pour se protéger contre la revente de biens volés.
Attention, les numéros de série ou de lot peuvent également apparaître sous forme de code-barres pour faciliter la numérisation du produit.
Et maintenant, pour éviter toute confusion avec les différents types de numéros qui existent dans la gestion des stocks, essayons de comprendre deux autre notions avec lesquelles vous devez vous familiariser : les codes-barres et les SKU.
Les codes-barres sont lisibles par des scanners et se composent de lignes verticales parallèles de différentes largeurs. Ils permettent de graphiquement n'importe quelle liste de chiffres et de lettres et sont utilisés pour extraire des données sur un élément.
Pour compliquer les choses, les UPC (Universal Product Code) sont souvent également appelés codes-barres. Ils sont administrés et vendus par GS1 US.
QU'EST CE QU'UN CODE UPC ?
Les codes UPC sont des codes numériques à 12 chiffres. Un code UPC est attribué à un produit unique et reste constant pendant toute la durée de vie du produit. Il reste toujours le même dans tous les points de vente et est destiné à un usage externe.
Mais les codes-barres peuvent également être utilisés pour représenter graphiquement les SKU, que vous définissez en interne pour classer et définir vos propres produits en interne.
QU'EST CE QU'UN SKU ?
SKU signifie « Stock Keeping Unit ». Il s'agit d’une référence produit interne qui identifie toutes les caractéristiques de votre produit (couleur, taille, etc.). Ces références sont uniques à votre entreprise et vous permettent de suivre facilement vos produits et stocks.
Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques en matière de codes-barres, veuillez cliquer ici.
Rapidité et efficacité sont cruciales dans la gestion de la traçabilité et plus particulièrement dans le cadre d'une économie globale 24/7.
Un moyen efficace et ingénieux pour créer et suivre vos numéros de lots et de série est d’avoir recours à un logiciel de traçabilité. Il vous permettra de gérer efficacement les rappels produits et d’éviter les risques de gaspillage.
S’appuyer sur un logiciel pour automatiser la traçabilité des produits peut contribuer à augmenter votre chiffre d’affaires : en étant conforme aux règles et normes requises dans votre secteur d’activité, vous aurez la possibilité de vendre vos produits à de plus gros et plus nombreux clients.
La gestion de la traçabilité des produits grâce à un logiciel n’est pas seulement utile à votre tranquillité d’esprit, elle l’est aussi pour booster votre activité.
Vous vous demandez sûrement à quel moment vous devez commencer à générer des numéros de lots et de séries. Analysons donc 2 situations fréquentes pour savoir quel scénario vous convient le mieux :
Vous êtes revendeurs et vous achetez des produits qui ont déjà un numéro de lot ou de série
Afin d’assurer la traçabilité des produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement jusqu’au client, vous devez saisir dans votre logiciel de gestion des stocks et de commandes les numéros de lot et de série de vos fournisseurs.
1. Réception de marchandises de la part des fournisseurs
2. Livraison aux clients
Vous êtes fabricants
La traçabilité n’est pas nécessaire pour tous les produits. Cela représente beaucoup de travail et nous vous recommandons donc d'être bien organisé et de prévoir vos processus en avance.
1. [Pour les lots seulement] Définissez la taille de votre lot : choisissez quand et comment diviser vos lots. Voici quelques règles :
2. Choisissez un format pour vos numéros de lots ou de série et respectez-le
3. Enregistrez les informations détaillées de chaque lot dans un document de synthèse (Fiche de production)
4. Étiquetez chaque produit avec son numéro de lot ou de série
5. Saisissez vos stocks dans votre logiciel en allouant la bonne quantité à chaque lot
Les systèmes automatisés de gestion des stocks incluent souvent des fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer et à suivre les informations importantes sur le produit et l'identification du lot, tout au long de la chaîne d'approvisionnement et du cycle de vente.
Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques de la gestion des commandes, cliquez ici.
Les consommateurs, distributeurs, grossistes, logisticiens et commerçants s'appuient tous sur des plateformes de gestion des stocks automatisées pour identifier rapidement les références produits, les numéros de lot et de série se trouvant sur la plupart des emballages et produits.
Les logiciels de gestion des stocks vous permettent de suivre facilement des produits individuels ou des lots tout au long de votre chaîne d'approvisionnement.
QU'EST-CE QU'UN LOGICIEL DE GESTION DES STOCKS ET DES VENTES ?
La gestion des stocks était autrefois effectuée manuellement impliquant beaucoup d'erreurs. De nos jours, un logiciel de gestion des stocks permet aux entreprises d’automatiser et d’intégrer leur processus de commandes et suivi des stocks.
Pour en savoir plus sur la gestion des commandes, cliquez ici.
Vous vous demandez peut-être maintenant comment stocker, gérer et suivre cette mine d'informations concernant vos produits (enregistrement de lots, dates d'expiration et numéros de série).
C’est pour cela que le logiciel de gestion des stocks s’avère indispensable.
Un logiciel de gestion des stocks propose des fonctionnalités avancées de suivi des produits qui permettent aux petites entreprises de créer des lots, des codes-barres et de suivre automatiquement un produit unique ou un lot entier de marchandises à travers le monde.
L'automatisation est un moyen simple d'accélérer et de simplifier le contrôle qualité et le suivi des produits dans toute votre entreprise.
Automatiser le processus d’identification de lots et de produits n’est pas aussi intimidant qu’il n’y paraît. Les solutions logicielles actuelles sont abordables et conviviales. Elles facilitent la mise en place d'un suivi automatisé.
L'automatisation de la traçabilité des produits facilite le suivi, le dépannage, la conformité des produits et les relations clients.
Toute votre équipe est alors capable de retracer et de vérifier instantanément les numéros de lot, numéros de série, les dates d'expiration et les informations de garantie lors des interactions avec les clients.
L'automatisation vous permet également de dépanner vos clients rapidement et efficacement.
Vous êtes également en mesure de suivre et d'extraire instantanément les produits expirés ou rappelés du marché, à tout moment, de la fabrication jusqu'au point de vente.
L'automatisation peut même vous aider à dormir sur vos deux oreilles. Pourquoi? Parce qu’un contrôle accru et une meilleure conformité peuvent réduire le risque de litige. Personne ne souhaite que son image soit ternie par une affaire judiciaire.
Améliorer sa conformité peut aussi entraîner une croissance des ventes. En répondant aux exigences réglementaires strictes des grandes entreprises, votre entreprise aura potentiellement accès à de nouveaux marchés très lucratifs.
Un logiciel de gestion des stocks, comme erplain, constitue une solution idéale pour votre entreprise, peu importe que vous achetiez des produits destinés à la revente avec des numéros de lot existants ou que vous fabriquiez des produits nécessitant vos propres numéros de lot avant leur mise sur le marché.
