En tant que gérant d'un commerce, vous pourriez utiliser un logiciel pour vous aider au quotidien dans la gestion de votre entreprise. Ces outils, appelés logiciels de gestion commerciale, varient et s'adaptent à différents types d'activités.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion commerciale ? Pourquoi et comment l'utiliser ? Comment choisir le bon logiciel pour votre activité ? Quels critères considérer ? Nous allons répondre à toutes ces questions.
Les logiciels de gestion commerciale, essentiellement utilisés dans les entreprises, servent à simplifier la gestion des ventes et la gestion des approvisionnements.
Leur principal atout réside dans la centralisation des données sur une unique plateforme, permettant de saisir les informations une seule fois pour les utiliser et les retrouver facilement par la suite. Ces outils, souvent collaboratifs, améliorent la communication interne en entreprise.
Un logiciel de gestion commerciale optimise et automatise les processus au sein d'une entreprise, en se concentrant sur les achats et les ventes. Lorsqu'il est bien configuré, ce logiciel apporte plusieurs avantages non négligeables :
Un logiciel de gestion commerciale offre plusieurs fonctionnalités clés :
Au-delà de ces fonctionnalités de base, ces logiciels peuvent aussi intégrer des fonctionnalités avancées pour répondre à des besoins spécifiques des entreprises :
Avant d'investir dans un logiciel de gestion commerciale, il est essentiel de déterminer clairement vos besoins spécifiques ainsi que le budget disponible.
Vous devez vérifier les interactions et la compatibilité entre votre logiciel de gestion commerciale et votre logiciel de comptabilité, qu'il s'agisse de celui de votre entreprise ou de celui de votre expert-comptable. Les logiciels de gestion commerciale les plus avancés permettent souvent un transfert automatique des données vers le logiciel de comptabilité, soit par intégration directe, soit par exportation des factures de ventes et d'achats.
Pour une prise en main efficace, un logiciel de gestion commerciale doit être facile à utiliser et avoir une interface épurée. Une navigation intuitive et une saisie guidée sont essentielles. L'automatisation des opérations récurrentes est également un atout appréciable.
Assurez-vous que les documents commerciaux créés par le logiciel de gestion commerciale peuvent être facilement personnalisés avec les éléments distinctifs de votre entreprise, tels que le logo et les mentions légales requises. Ces documents servent aussi de supports de communication pour l'entreprise et doivent respecter les normes légales en vigueur.
La présence d'un service à la clientèle dédiée et réactif (email, chat, hot-line...) pour les utilisateurs du logiciel de gestion commerciale est importante. Par ailleurs, vérifiez si l'éditeur du logiciel propose une formation, bien qu'elle puisse être facturée en supplément de l’abonnement souscrit ou de la licence d'utilisation.
Vous devez d'abord évaluer vos besoins spécifiques, comme :
Les petites structures, comme les TPE, qui gèrent elles-mêmes les tâches comptables et administratives optent généralement pour un logiciel de facturation combiné à un logiciel de comptabilité. Dans ces cas, la gestion des achats et des stocks se fait souvent de manière moins automatisée, en raison de contraintes budgétaires. Pourtant, il existe des solutions logicielles intégrées et adaptées aux budgets des TPE.
À l'inverse, les entreprises plus grandes choisissent souvent un logiciel de gestion commerciale compatible avec leur système de comptabilité, recherchant une solution plus complète, mais plus coûteuse.
Informez-vous sur la fréquence des mises à jour du logiciel. L'éditeur doit suivre les évolutions législatives et mettre à jour ses logiciels en conséquence, y compris pour des aspects comme les modifications des mentions obligatoires sur les factures.
Pour vous assurer que le logiciel de gestion commerciale répond parfaitement aux besoins de votre entreprise, l'idéal est de le tester via une version d'essai gratuite. Plusieurs éditeurs offrent cette possibilité, bien que ces versions puissent être limitées en termes de fonctionnalités.
Si votre entreprise choisit une solution en ligne, vérifiez que l'éditeur conserve vos données dans des espaces sécurisés.
Si votre entreprise utilise déjà d'autres logiciels, il est important de vérifier leur compatibilité avec le nouveau logiciel de gestion commerciale que vous envisagez d'adopter. De même, si vous remplacez un logiciel existant, renseignez-vous sur la facilité de transfert des données de l'ancien au nouveau système.
Cette considération est aussi importante si vous travaillez avec un expert-comptable qui utilise ses propres logiciels de comptabilité. Pour assurer une transmission fluide des données entre votre expert-comptable et votre nouveau logiciel de gestion, la compatibilité doit être vérifiée en amont. Il est conseillé de consulter votre expert-comptable avant de finaliser votre choix.
Erplain, en tant que solution Saas complète et adaptée aux budgets des TPE et PME, vient répondre à l’ensemble de ces besoins en offrant des avantages pour la gestion des stocks et des achats. Ses fonctionnalités permettent une visibilité en temps réel dans tous les lieux de stockage et éliminent les ruptures de stock. Les réapprovisionnements sont facilités grâce aux points de commande et aux alertes intégrées, et les bons de commande se génèrent en quelques clics.
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