Dans le monde des affaires, la relation avec les fournisseurs revêt une importance capitale pour les TPE qui gèrent des stocks et des ventes en B2B. Une négociation efficace avec les fournisseurs peut avoir un impact significatif sur les résultats financiers et opérationnels de ces entreprises.
Dans cet article, nous allons explorer les étapes pour bien négocier avec ses fournisseurs et les bonnes pratiques pour une satisfaction à tous égards.
Une entreprise qui achète des produits ou des matières à un ou plusieurs fournisseurs pour ensuite les revendre effectue un achat. L'achat englobe toutes les étapes allant de la première interaction avec un fournisseur jusqu'à la conclusion d'un contrat.
Ne pas négocier avec ses fournisseurs, c’est accepter les prix qu'ils fixent, ce qui peut avoir un impact significatif sur vos bénéfices en augmentant vos coûts au-delà de ce qu'ils devraient être. Dans ce cas, soit l’entreprise se voit contrainte de rogner sur sa marge et de perdre en rentabilité, soit elle répercute la hausse des coûts d'achat sur les prix de vente finaux, ce qui peut entraîner une perte de la clientèle.
De fait, bien négocier avec les fournisseurs est vital pour rester compétitif par rapport aux autres entreprises du même secteur. En ayant négocié des prix d’achat plus bas, les prix de vente répercutés sans hausse significative deviendront un moyen efficace d'attirer de nouveaux clients et de fidéliser ceux qui ont déjà été conquis.
De plus, une négociation efficace avec les fournisseurs constitue un levier permettant aux entreprises de réduire leurs dépenses, d'accroître leur trésorerie et d'améliorer leurs marges bénéficiaires.
Les fournisseurs jouent un rôle essentiel en tant que partenaires clés pour une entreprise, contribuant ainsi à assurer sa durabilité. Maintenir de bonnes relations avec eux est donc crucial.
Avant de vous lancer dans une négociation avec un fournisseur, il est essentiel de bien se préparer. Voici quelques étapes clés à suivre.
Pour entamer une négociation fructueuse, il est important de définir clairement les besoins de votre entreprise. Analysez vos stocks actuels, prévoyez vos besoins futurs et identifiez les produits ou services prioritaires.
Exemple : vous êtes une entreprise de chaussures, voici quelques questions à considérer pour évaluer vos besoins :
En répondant à ces questions, vous serez mieux préparé pour entamer des négociations fructueuses avec vos fournisseurs et garantir que votre offre réponde aux attentes et aux besoins de votre clientèle.
Avant de vous asseoir à la table des négociations, définissez des objectifs spécifiques. Il peut s'agir de réduire les coûts d’achat, d'obtenir des délais de paiement plus favorables, d'améliorer la qualité des produits ou de garantir un approvisionnement constant. Des objectifs clairs vous aideront à maintenir le cap et à obtenir des résultats satisfaisants.
La recherche et l'évaluation des fournisseurs, communément appelées “sourcing”, vont permettre de trouver des partenaires fiables et adaptés à vos besoins. Voici quelques conseils pour vous guider.
Explorez diverses sources pour trouver des fournisseurs potentiels. Consultez des annuaires en ligne, assistez à des salons professionnels, demandez des recommandations à d'autres entreprises ou recherchez des plateformes dédiées aux fournisseurs B2B. Identifiez ceux qui correspondent le mieux à vos critères.
La crédibilité d'un fournisseur est essentielle pour garantir une collaboration à long terme. Vérifiez sa réputation, son expérience, sa stabilité financière et sa capacité à respecter les délais. Consultez les avis et les références, et n'hésitez pas à contacter d'autres clients pour recueillir leurs témoignages.
Il est judicieux d'effectuer une analyse concurrentielle en évaluant les offres de différents fournisseurs.
Voici quelques étapes clés pour vous guider :
Cette démarche vous permettra de mieux comprendre le marché et d'aborder les négociations avec une vision claire des atouts et des limites de chaque fournisseur.
N’oublions pas que la crise sanitaire a révélé de manière flagrante la vulnérabilité des chaînes d'approvisionnement et l'importance de diversifier les sources de fournisseurs pour garantir la stabilité opérationnelle d'une entreprise. Une dépendance excessive à un unique fournisseur, comme dans le cas d'un distributeur qui compte exclusivement sur un fournisseur pour un produit spécifique, expose l'entreprise à des risques considérables en cas de perturbations majeures, comme des fermetures d'usines, des restrictions géographiques ou une forte augmentation de la demande.
Face à l’éventualité d’une telle situation, il est nécessaire de revoir la stratégie d'approvisionnement et d'adopter une approche basée sur la gestion des risques.
Pour cela, il faut identifier les risques potentiels liés à une dépendance excessive vis-à-vis d'un fournisseur unique et de prendre des mesures pour atténuer ces risques, ce qui implique d'évaluer les fournisseurs de premier et de second rang, ainsi que de considérer les aspects géographiques de l'approvisionnement.
Une fois le taux de dépendance défini, les risques écartés, il est temps de s’attaquer au sujet principal.
Une fois que vous avez identifié des fournisseurs potentiels et que vous êtes prêt à entamer la négociation, voici quelques conseils pour vous aider à obtenir les meilleurs résultats.
Le processus de négociation doit se conclure par la rédaction et la signature d'un contrat avec votre fournisseur. Ce contrat doit préciser les obligations de chaque partie, évoquer vos responsabilités en cas de problèmes, et mentionner d'éventuelles pénalités en cas de non-respect du contrat.
Ne négligez pas les détails du contrat : vérifiez les conditions de paiement, les délais de livraison, les clauses d'annulation et tout autre élément important. Assurez-vous que tout est clair et précis afin d'éviter des malentendus futurs. Il est recommandé de consulter un conseiller juridique pour vérifier la légalité du contrat, afin de garantir la clarté et la validité de chaque clause.
Pour illustrer les étapes d'une négociation commerciale, prenons l'exemple de "Chaussures Excellence", une entreprise de chaussures qui souhaite négocier avec l'un de ses fournisseurs clés, "FashionFoot". L'objectif de "Chaussures Excellence" est de réduire les coûts d'achat tout en maintenant la qualité de ses produits.
Avant de débuter les négociations, "Chaussures Excellence" a minutieusement évalué ses besoins. Ils ont analysé leur stock actuel, surveillé les tendances du marché et anticipé une demande accrue à venir. Ils ont aussi identifié les styles de chaussures préférés de leurs clients.
Lors de la phase de recherche et d'évaluation des fournisseurs, "Chaussures Excellence" a choisi "FashionFoot" comme fournisseur principal de chaussures de qualité, après une comparaison attentive des prix, des délais de livraison et de la qualité des produits. Cette évaluation a confirmé que les produits de "FashionFoot" satisfaisaient leurs critères.
La négociation a débuté par une réunion entre les représentants de "Chaussures Excellence" et de "FashionFoot". L'équipe de "Chaussures Excellence" a préparé une liste détaillée des points à aborder, notamment les prix, les volumes d'achat, les délais de livraison et les garanties.
L'équipe de "Chaussures Excellence" a employé une approche gagnant-gagnant, mettant en avant leur intérêt à maintenir une collaboration à long terme avec "FashionFoot". Ils ont écouté attentivement les propositions de "FashionFoot" et ont fait preuve de souplesse pour trouver des solutions mutuellement avantageuses.
Cette première réunion a donné suite à un email adressé au fournisseur, dans lequel "Chaussures Excellence" expose ses objectifs de négociation pour des conditions commerciales plus avantageuses. Cet email aborde des points essentiels tels que la négociation sur le volume, les prix bloqués, les retours de marchandises, les délais de paiement. Il est toutefois déconseillé de mentionner des objectifs chiffrés dans une communication écrite, il est en effet plus approprié de discuter de ces aspects lors d’une négociation en personne.
Objet : Proposition de Renégociation des Conditions Commerciales
Cher [Nom du Représentant de FashionFoot],
En tant que partenaire clé dans la réussite de notre entreprise, nous souhaiterions discuter de la possibilité de revoir nos conditions commerciales existantes pour renforcer notre collaboration mutuelle.
Afin de maintenir notre compétitivité sur le marché et de mieux répondre aux besoins changeants de nos clients, nous sommes à la recherche de conditions plus avantageuses pour nos futures commandes.
Nous souhaitons particulièrement discuter des points suivants :
Nous serions ravis de discuter de ces sujets plus en détail lors d'une réunion. Veuillez nous faire savoir vos disponibilités, afin que nous puissions convenir d'une date qui nous convienne à tous les deux.
Nous sommes impatients de continuer à développer notre partenariat avec FashionFoot et de renforcer nos relations commerciales.
Cordialement,
[ Nom]
[ Poste]
[Coordonnées]
Suite à des discussions fructueuses, "Chaussures Excellence" et "FashionFoot" sont parvenus à un accord. Ils ont accepté une réduction de 5 % sur les prix d'achat pour les commandes en gros, ainsi qu'une extension des délais de paiement à 45 jours. En contrepartie, "Chaussures Excellence" s'est engagée à augmenter ses commandes et à maintenir un volume constant trimestriel.
Après avoir défini les termes de l'accord, un contrat a été élaboré et signé par les deux parties. Ce contrat a détaillé les réductions de prix, les échéances de paiement et les quantités de commande. Il a également inclus des clauses pour gérer les éventuels produits défectueux et les pénalités en cas de non-respect des conditions.
Cette approche proactive et ouverte a jeté les bases d'une négociation fructueuse, démontrant la manière dont la préparation minutieuse, l'utilisation de techniques de négociation efficaces et la communication transparente contribuent à des relations commerciales solides et mutuellement bénéfiques.
Une fois la négociation conclue avec succès, il est important de cultiver une relation solide avec votre fournisseur pour une collaboration à long terme. Voici quelques points clés à considérer.
La confiance est essentielle dans toute relation d'affaires. Respectez vos engagements, communiquez de manière ouverte et transparente, et soyez fiable dans vos paiements. Construire une relation de confiance mutuelle favorisera une coopération harmonieuse.
Maintenez une communication régulière avec votre fournisseur. Discutez des problèmes potentiels dès qu'ils surviennent et travaillez ensemble pour les résoudre rapidement. La communication ouverte permet de prévenir les malentendus et de renforcer la relation.
Lecture conseillée : Les 5 règles d'or pour entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs
Évaluez régulièrement la performance de vos fournisseurs en fonction des critères prédéfinis. Cela vous permettra de mesurer leur conformité, d'identifier les domaines d'amélioration et de reconnaître les fournisseurs les plus performants. Des évaluations régulières garantissent que vos besoins sont toujours satisfaits.
La négociation est un processus continu, et il est important de rester à l'écoute des besoins changeants de votre entreprise et d'adapter votre approche en conséquence. En investissant du temps et des efforts dans la négociation avec vos fournisseurs, vous serez en mesure de renforcer votre position concurrentielle et de favoriser la croissance durable de votre entreprise.
En suivant les étapes de préparation, en effectuant une recherche approfondie et en adoptant des techniques de négociation efficaces, vous pouvez obtenir des résultats favorables. Vous serez mieux préparé pour obtenir des conditions avantageuses, des prix compétitifs et des produits de qualité.
N'oubliez pas que la négociation est un partenariat à long terme. En travaillant de concert avec vos fournisseurs, vous créez des bases solides pour des relations mutuellement bénéfiques. Une approche stratégique de la négociation avec vos fournisseurs vous permettra de faire prospérer votre activité.
Pour aller plus loin :
