Stratégies d’optimisation de la gestion commerciale pour les TPE et PME
Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des ventes ? Vous êtes grossiste ou distributeur ? Alors cet article est fait pour vous. Nous passerons en revue certains principes fondamentaux du processus de traitement des ventes ; vous verrez comment identifier les dysfonctionnements coûteux des différentes étapes du flux commercial ; et vous découvrirez aussi les bonnes pratiques en matière de gestion commerciale. Notre objectif est de vous aider àsimplifier, accélérer et rationaliser votre gestion des stocks et des commandes au sein de votre entreprise.
En tant que gérant de TPE ou PME, vous êtes dans le feu de l’action 7J/7. Assumer l’ensemble de vos responsabilités professionnelles n'est pas toujours évident. Aussi, il est fréquent que l'organisation de votre gestion commerciale ne soit pas au centre de vos préoccupations ou ne fonctionne pas aussi bien qu'elle ne devrait. Mais votre emploi du temps surchargé est certainement la raison pour laquelle vous devriez envisager de revoir et d'optimiser votre processus de vente.
Êtes-vous en train de vous noyer sous une pile de paperasse ? Avez-vous déjà été inopinément en situation de rupture de stock ? Avez-vous déjà livré une commande à la mauvaise adresse ? Il est probable que ces incidents commerciaux soient dus au manque d'automatisation et de centralisation des données au sein de votre gestion des ventes.
Auparavant, le processus de création et de gestion des devis, des commandes client, des bons de livraison et des factures impliquait l’intervention de plusieurs personnes, des montagnes de paperasse et était souvent source de nombreuses erreurs humaines.
Qu'entendez-vous par processus de Vente ?
Ce sont les différentes étapes effectuées par une entreprise pour traiter une commande client et assurer son suivi. Elles font partie de la gestion commerciale.
Aujourd'hui, avec une bonne solution, l'ensemble du processus peut être rapide, facile à utiliser et précis grâce à l'automatisation et à la centralisation de toutes vos données de ventes et de stock.
Continuez à lire l’article à propos de la gestion commerciale et découvrez comment l'optimiser pour améliorer votre business.
Lors de la vente de produits, une entreprise a besoin d’étapes supplémentaires entre le devis et la facture pour gérer son activité commerciale. Les ventes sont étroitement liées au stock. Le lien entre vos clients et le stock est le bon de commande.
Enchaînement des documents de vente et impact sur le stock
Le devis fournit des informations importantes sur une commande potentielle, telles que les quantités, les prix, la durée de validité de celui-ci, les conditions de vente et de livraison. Un devis est soumis au client pour approbation mais n'a aucun impact sur le stock.
Le bon de commande client est la colonne vertébrale de votre cycle commercial :
▪ Il constitue un document contractuel comprenant toutes les conditions convenues entre vous et votre client ;
▪ Il vous permet de réserver le stock pour votre client ;
▪ Il permet un suivi fluide de vos produits tout au long du cycle commercial et jusqu'à la livraison ;
▪ Il génère un fichier avec un numéro de vente unique comprenant l’historique complet d’une vente et reliant l’ensemble des documents relatifs à celle-ci ;
▪ Il sert d’indicateur pour vos prévisions d'achat et de réapprovisionnement.
En un seul clic, à partir du bon de commande, vous pouvez générer un bon de livraison, une liste de préparation et une facture.
Le bon de livraison est un document créé à partir du bon de commande client spécifiant quels produits sont livrés ou transférés et quelle est leur destination.
La facture est une demande de paiement total ou partiel de la commande à payer sous un nombre de jours spécifié et indiqué dans le bon de commande client. Les factures peuvent être générées directement à partir d'un devis (dans le cas de prestations de services par exemple) et servent de reçu de paiement.
Les dysfonctionnements du traitement et suivi des commandes client viennent entraver votre activité.
En effet, celles-ci perturbent les opérations quotidiennes de votre entreprise et ont un impact négatif sur vos résultats.
Une gestion des ventes mal organisée peut entraîner une rupture de stock, avoir un impact négatif sur la trésorerie et même entraîner des conflits entre vous et vos clients. Les 3 dysfonctionnements les plus courants de la gestion des commandes client sont : l'erreur humaine, le manque d'automatisation et le recours à des feuilles de calcul au lieu de solutions innovantes. Tous ces scénarios peuvent entraîner des opportunités de vente manquées et la perte de clients.
La saisie manuelle des commandes client peut s’avérer coûteuse. Erreurs de frappe et de communication entre collaborateurs et clients sont les deux causes les plus fréquentes d'erreurs dans le suivi des ventes. Ces erreurs humaines peuvent provenir de la saisie de quantités inadéquates, de références produit erronées, d’inexactitude de prix et d’adresses de facturation ou de livraison.
Compter les stocks à l'ancienne avec un bloc note et un crayon (ou avec une feuille de calcul) est chronophage, fastidieux et augmente également le risque d'erreur humaine au sein de votre entreprise.
Que signifient les règles de prix ?
Les règles de prix se réfèrent aux ajustements de prix dans des conditions spécifiques. Les variations de prix peuvent provenir :
L'erreur humaine est particulièrement fréquente pour les entreprises utilisant une grille tarifaire complexe. En effet, il est fréquent que vos collaborateurs commettent des erreurs lorsque le même produit a un prix différent selon la catégorie de clients ou la saison. Les prix peuvent aussi varier selon l’environnement dans lequel l'entreprise opère : B2B, B2C ou les deux.
Ces dernières années, nous avons assisté à l’apparition de nouveaux canaux de distribution (en ligne, email, téléphone, B2B, magasins). Ces ventes omnicanales représentent une énorme opportunité pour les entreprises, mais elles rendent également le traitement et le suivi des commandes plus difficiles. Gérer plusieurs canaux de vente 24h/24 et 7j/7, livrer dans les temps et au bon endroit partout dans le monde est un processus complexe et sujet aux erreurs sans l’aide d’un système automatisé et centralisé.
Comme vous pouvez le voir, il existe plusieurs raisons pour lesquelles l'erreur humaine perturbe le traitement des commandes, ralentit le processus de gestion des ventes et l’encaissement. Elle finit par affecter négativement le résultat net des entreprises.
Un nombre étonnant de TPE et PME saisissent encore manuellement leurs commandes client et leur stock engendrant une perte de temps et des efforts inutiles. Pour une seule commande, un collaborateur doit saisir les mêmes informations produit, client et facturation à plusieurs reprises. D'abord dans le devis, puis dans le bon de commande client, ensuite dans le bon de livraison et la liste de préparation et enfin dans la facture !
Ce manque d'automatisation fait perdre un temps précieux, duplique les efforts et réduit la productivité. La saisie manuelle peut en outre entraîner de la confusion et des ventes perdues. Sans enregistrement automatisé et en temps réel des commandes et du stock, les entreprises fonctionnent dans sans visibilité et ne peuvent jamais être sûres d'avoir le stock suffisant pour traiter une commande.
Nous savons tous que créer une entreprise constitue un gros investissement. Les coûts s'additionnent rapidement. La volonté d’économiser de l'argent peut expliquer la raison pour laquelle de nombreuses entreprises utilisent toujours un modèle de gestion commerciale traditionnel au lieu d'automatiser le processus des ventes et des stocks. Se servir d’un bloc note, de feuilles de calcul et d’un traitement de texte pour gérer vos commandes client et votre stock est une fausse économie. Comme nous l'avons vu ci-dessus, le traitement des commande client n'est pas l’activité pour laquelle vous pouvez vous permettre de lésiner sur les coûts et de saisir des données manuellement.
Il existe un moyen plus judicieux, plus fiable et plus efficace de gérer vos commandes client et votre stock. Aujourd'hui, les entreprises rentables font appel à la technologie avec l’utilisation de logiciels modernes et abordables pour simplifier le suivi des ventes.
De plus en plus, les TPE et PME s'appuient sur un logiciel cloud abordable pour gérer leurs stocks et leurs commandes et optimiser leurs opérations. En automatisant et en centralisant toutes les commandes et le stock, les entreprises peuvent garantir à tous leurs départements (achats, ventes, expédition, facturation et comptabilité) un accès instantané aux mêmes informations détaillées et à jour tout au long du suivi des commandes.
La bonne nouvelle est qu'avec un logiciel de gestion commercial adéquat, vous pouvez minimiser les erreurs de vente et de livraison coûteuses en automatisant la gestion du suivi des commandes client.
Il est révolu le temps où il fallait travailler de manière hasardeuse avec des listes de prix papier où il était fréquent d’oublier par inadvertance d'appliquer des remises spéciales. De nos jours, le logiciel évite les erreurs humaines en ajustant automatiquement les prix sur les commandes en fonction des règles de prix définies lors d’événements commerciaux tels que le Black Friday ou les soldes. L'automatisation de vos grilles tarifaires permet de réduire les erreurs humaines et est essentielle à la satisfaction de vos clients.
L'automatisation permet de réduire les erreurs humaines et d’éviter :
Le logiciel peut également être utilisé pour réduire le risque d'erreur pour le suivi des niveaux de stock. Il met à jour automatiquement vos stocks en temps réel après chaque vente ou livraison. Aucune entreprise ne veut manquer une vente en raison d’une rupture de stock.
Enfin, plutôt que de demander à vos collaborateurs d'entrer manuellement les références des produits pour votre gestion de stock et de potentiellement commettre une erreur, il existe des solutions qui vous permettent de créer des codes-barres contenant des informations détaillées sur le produit (taille, couleur, modèle) que votre équipe peut facilement scanner.
L'automatisation est l'une des manières les plus simples d’améliorer la productivité de votre entreprise. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion des stocks et des commandes, vous pouvez automatiser la création de l’ensemble de vos documents commerciaux. Une fois que vous avez créé un devis, vous pouvez instantanément créer des bons de commandes client, des bons de livraison et des factures, accélérant ainsi le traitement de votre commande et ainsi le règlement de celle-ci.
L'automatisation accélère le processus de la commande jusqu'au paiement
Au plus vite vous traitez les commandes et les livraisons, au plus vite vous êtes payé. L'automatisation est cruciale pour une trésorerie saine.
En un clin d’œil, tous les détails de la commande et les informations client sont automatiquement renseignés dans le document commercial suivant. Une fois qu'une livraison est effectuée, le logiciel met automatiquement à jour vos stocks et vous signale lorsque vos niveaux de stock sont bas. Imaginez alors le temps gagné et les efforts en moins !
Une autre façon d’améliorer la productivité de votre entreprise consiste à automatiser la manière dont vous comptabilisez et suivez vos niveaux de stock. Le logiciel de gestion des stocks minimise le besoin permanent de recompter votre stock manuellement car le suivi des stocks entrants, vendus et expédiés est automatiquement mis à jour.
Saviez-vous que vous pouvez également automatiser votre politique de prix ? Les petites entreprises ont souvent besoin de grilles tarifaires flexibles et précises pour répondre à différentes situations, comme des prix adaptés en fonction du volume et de la fréquence des ventes, des prix réduits pour les événements commerciaux tels que Black Friday et les soldes.
De nos jours, un logiciel de gestion commercial vous permet de suivre en temps réel les principaux indicateurs de performance (KPI), tels que : meilleures ventes, bénéfices, marges, coût des biens vendus, pourcentage de produits retournés.
Il existe une manière facile d'améliorer à la fois les relations clients et en interne. Assurez-vous que l'ensemble de vos collaborateurs utilisent le même logiciel de gestion des stocks et des ventes. Cela permettra à votre équipe de travailler, en temps réel, avec les mêmes données commerciales et de niveaux de stock. Cette solution est essentielle pour un fonctionnement fluide et transparent de l’ensemble des étapes de la chaine commerciale.
Lorsque toute votre équipe travaille avec les mêmes données, actualisées en temps réel, vous êtes moins susceptible d'être pris au dépourvu et de manquer de stock. Vos collaborateurs vous en remercieront et vos clients aussi. Il n'y a rien de pire pour un client que de passer une commande et de s’apercevoir que son fournisseur est en rupture de stock.
Veiller à ce que vos équipes travaillent et prennent leurs décisions à partir de données centralisées et actualisées en temps réel a un impact positif non seulement auprès de vos clients mais aussi pour votre entreprise.
1. Accéder à l'historique de vos clients
Lorsqu'un client prend contact avec votre service commercial ou comptable, il est essentiel que tous vos collaborateurs aient un accès direct et actualisé aux renseignements de l’historique client. Cela montre à vos clients que vous les considérez et que vous savez répondre au mieux à leurs besoins et à leur situation.
2. Réservez des stocks pour vos clients
Le suivi en temps réel des stocks vous permet de réserver des quantités pour les clients qui ont déjà passé une commande et qui n’ont pas été encore livrés. Cette « réservation » vous évite les ventes d’un même article en double alors que le stock n’est pas suffisant. La possibilité de réserver des stocks est particulièrement importante pour les entreprises qui ont une structure de vente multicanal et qui peuvent enregistrer des ventes de plusieurs endroits en même temps (B2B, e-commerce, boutiques…).
3. Simplifiez le traitement des retours produit
Lorsque les clients retournent un produit parce qu'il est défectueux, remplir toutes les formalités peut être long et complexe pour vos équipes. Un logiciel automatisé simplifie le processus de retour car les avoirs ou les remboursements sont automatiquement émis et associés à la commande ou la facture correspondante.
4. Accélérez et simplifiez le processus de réapprovisionnement
Lorsqu'un client achète un article qui n'est actuellement pas en stock, le logiciel crée un ordre d’achat de la quantité manquante auprès du fournisseur directement à partir du bon de commande client et vous permet ainsi de réapprovisionner votre stock... et d'accélérer le délai de livraison.
Diminuer la durée de réapprovisionnement améliore la qualité du service client et l'efficacité de la gestion du traitement des commandes.
5. Facilitez la gestion des livraisons partielles
La gestion des livraisons partielles n'est pas aisée sans un logiciel adapté. Imaginez à quel point un client, avec un espace de stockage limité, sera ravi lorsqu'il apprendra que vous pouvez lui stocker des quantités et les expédier en plusieurs fois.
Par ailleurs, de nombreux clients préfèrent également recevoir une livraison partielle plutôt que d'attendre longtemps pour recevoir l’intégralité de sa commande en raison de la durée de réapprovisionnement.
Que vous travailliez dans un environnement commercial mono ou omnicanal, le logiciel de gestion des stocks et des ventes en ligne est un choix judicieux pour votre entreprise. Si vous suivez encore votre stock et vos commandes à l'aide de feuilles de calcul sur un ordinateur portable, vous devriez sérieusement envisager de passer à une solution de gestion commerciale en ligne pour rationaliser vos activités.
En résumé, l’une des manières les plus simples et les plus ingénieuses d'augmenter la productivité et la rentabilité de votre entreprise est de passer d’une gestion commerciale avec des feuilles de calcul à l’utilisation d’un logiciel innovant, abordable et facile à utiliser pour automatiser la création de vos documents de vente et centraliser vos données. Cela vous permettra de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et de rationaliser vos opérations.
Nous espérons que cet article vous aura apporté des informations utiles et servira au développement de votre entreprise.
