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Comment utiliser les bons de commande fournisseurs pour optimiser vos stocks et votre trésorerie

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Tout ce que vous devez savoir sur les ordres d’achat pour gérer votre TPE plus efficacement

Que vous appeliez ça un bon de commande fournisseur, un ordre d’achat ou une commande fournisseur, ce document est indispensable pour passer des commandes d’achat auprès des fournisseurs. 

Tous les produits utilisés par une entreprise - des fournitures de bureaux aux marchandises destinées à la revente dans le cadre de votre activité de négoce - proviennent d’un fournisseur.

Les entrepreneurs effectuent généralement eux-mêmes leurs achats, investissant du temps et de l’argent dans leur activité pour constituer leur stock. Au fil du temps, il est impératif de calculer et suivre le taux de rotation du stock, qui correspond au nombre de fois auquel un produit est vendu au cours d'une période choisie.

Mais vous ne pouvez pas calculer ce taux sans disposer des niveaux de stocks exacts et de leurs valeurs. Les commandes fournisseurs permettent de suivre ces données, aident à optimiser les achats et facilitent l’automatisation des processus afin de gagner du temps.
 

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Qu'est-ce qu'un ordre d'achat ?

Un ordre d’achat, ou aussi appelé commande d’achat, commande fournisseur ou bon de commande fournisseur, est un contrat qui lie juridiquement un acheteur et un fournisseur. Il identifie exactement les articles que l'acheteur décide d’acquérir, le prix de chaque produit, ainsi que les conditions de livraison et de paiement.

L’acheteur génère un ordre d'achat en stipulant les conditions des transactions commerciales avec le fournisseur. Pour ce faire, les grandes entreprises ont souvent un service d’achat dédié, rattaché à la comptabilité. Mais les petites entreprises peuvent également bénéficier d’un processus d’achat efficace pour améliorer la gestion de leur stock et de leur trésorerie.

Aujourd’hui, les entreprises utilisent souvent des ordres d’achat numériques. Voici un exemple :

exemple d'ordre d'achat

 

Comme le montre l'exemple, ce bon de commande fournisseur contient tous les articles que l'acheteur souhaite se procurer dans un seul document pour faciliter le suivi.

Ce document communique clairement toutes les informations pertinentes qu'un fournisseur doit connaître pour satisfaire la commande. Un ordre d'achat doit inclure les éléments suivants :

Le numéro de commande (C’est le numéro de référence que votre fournisseur et vous-même utiliserez pour la gestion de cette commande : de la prise de commande à la livraison et aux retours produits éventuels. Chaque numéro de commande est unique.)
● Les conditions de paiement et l’adresse de facturation.
● Les détails de livraison : date de livraison, adresse, et instructions.
● Le coût par unité, quantités, total, taxes et remises éventuelles.
● Des champs personnalisables selon les services offerts par le fournisseur.

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Quelle est la différence entre un ordre d'achat et une facture fournisseur ?

Les acheteurs génèrent des ordres d'achat (ou commande fournisseur) et les envoient aux fournisseurs afin d'autoriser, traiter et exécuter la transaction. A l’inverse, lorsqu'un fournisseur émet une facture, cela signifie que la transaction a déjà eu lieu. Le fournisseur génère la facture et l'envoie à l'acheteur.

 

Les avantages des bons de commande fournisseurs

L’ordre d’achat est un document juridiquement contraignant. Il aide à renforcer la confiance que votre fournisseur vous porte, permettant alors d’acheter des articles avec versement d’acompte, et d’étendre éventuellement les délais de paiement, améliorant ainsi votre flux de trésorerie.

Un cycle de conversion de trésorerie plus rapide permet à votre entreprise pourrait financer la croissance sans avoir à recourir à des instruments financiers coûteux ou des emprunts. Les dirigeants de petites entreprises peuvent tirer parti de certains avantages intéressants :

  • Améliorez les flux de trésorerie. Maximisez le temps qu'il vous faut pour payer vos achats en cours. Les ordres d’achat sont l’un des outils les plus importants et les plus négligés pour la gestion des flux de trésorerie dans les relations avec les fournisseurs.
  • Évitez les retards de paiement et de traitement. Les ordres d’achat permettent aux petites entreprises de préparer la comptabilité et la tenue des comptes dès lors qu’elles parviennent à un accord avec un fournisseur. Cela aide les entreprises à éviter les arriérés comptables stressants.
  • Optimisez votre comptabilité. Lorsque vous créez un ordre d’achat et le soumettez à un fournisseur, vous stipulez les conditions de la transaction. Une fois que le fournisseur a accepté, vous pouvez d'ores et déjà commencer à comptabiliser la commande - il n’est pas nécessaire d’attendre une action ultérieure de la part du fournisseur.
  • Obtenez une meilleure visibilité de vos flux de trésorerie. Les ordres d’achat vous donnent une visibilité immédiate sur les obligations de paiement à venir, vous permettant ainsi de mieux comprendre votre situation de trésorerie actuelle.

 

En conclusion, une bonne gestion de vos flux de trésorerie et une rotation des stocks rapide favorise les chances de disposer de liquidités lorsque vous en avez besoin.

Avoir une longueur d'avance sur la comptabilisation des achats peut constituer un avantage concurrentiel en soi, mais l'automatisation du processus d'achat est primordial pour profiter d’un système rationalisé générant de réels bénéfices.
 

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Par exemple, imaginons une entreprise qui émet ses propres ordres d’achat et développe un système de gestion automatisé pour gérer ces commandes. Cette entreprise sera en mesure d'accomplir beaucoup de choses en un seul clic :

  • Automatiser l’ajout des conditions de paiement. Si un fournisseur exige le paiement 30 jours après la commande, l’acheteur peut programmer l’insertion automatique de la date de paiement à ce moment précis. Ce délai de paiement permet de maximiser le potentiel de trésorerie, dans la mesure où ces achats peuvent commencer à générer des bénéfices avant la date du paiement.
  • Comptabiliser vos paiements. Bien que l'acheteur n'ait pas nécessairement besoin de payer immédiatement, il peut commencer à comptabiliser ses paiements futurs de manière proactive. Cela garantit que la somme d'argent nécessaire soit disponible.
  • Optimiser les commandes. Commander la bonne quantité est stratégique pour votre entreprise car cela permet de trouver un équilibre entre faibles coûts de stockage et la capacité à répondre aux demandes des clients. Le calcul de vos points de commande (ou seuil de réapprovisionnement) et le choix judicieux et calculé des articles à réapprovisionner vous aideront à augmenter vos ventes et à réduire vos coûts.
  • Automatiser la gestion des stocks. Une solution de gestion commerciale performante permet de mettre à jour automatiquement les stocks lorsque les fournisseurs acceptent et livrent les commandes. Cela supprime la nécessité d'une saisie manuelle fastidieuse des données et rationalise l'ensemble du processus administratif.
  • Gagner de la visibilité sur l’état des stocks. Grâce aux ordres d’achat, vous avez une bonne visibilité des quantités "à venir" dans votre vue des niveaux de stock, en plus de la quantité disponible et de la quantité réservée par les commandes client.
  • Calculer le taux de rotation de vos stocks. Avec la valeur du stock et les quantités en stock connues en temps réel, l'entreprise peut calculer avec précision l'évolution du stock à tout moment. Vous pouvez alors prendre de meilleures décisions en fonction de votre état financier actuel et d’éviter les approximations.

 

Tous ces avantages permettent de simplifier le processus de commande d’achat et de le rendre plus précis. L'automatisation réduit les risques d'erreur tout en optimisant la vitesse de communication. Plus besoin d’échanger de nombreux courriers avec votre comptable ou votre équipe de vente en utilisant un logiciel de gestion de stock, les informations se mettent à jour en fonction des d’achats effectués. Vous pouvez ainsi analyser et surveiller vos achats à tout moment.

 

Créez votre propre ordre d'achat ou bon de commande fournisseur

Si vous êtes enthousiaste à l'idée de vous lancer dans l'optimisation des stocks et du processus d’achat pour votre entreprise, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion des stocks et des commandes ou d'un modèle de bon de commande fournisseur que vous pouvez facilement modifier pour l'utiliser pour votre entreprise. En voici un que vous pouvez télécharger et utiliser dès maintenant. Utilisez-le lorsque vous effectuez vos achats et exploitez votre entreprise plus efficacement !