Tout ce que vous devez savoir sur les ordres d’achat pour gérer votre TPE plus efficacement
Que vous appeliez ça un bon de commande fournisseur, un ordre d’achat ou une commande fournisseur, ce document est indispensable pour passer des commandes d’achat auprès des fournisseurs.
Tous les produits utilisés par une entreprise (des fournitures de bureaux aux marchandises destinées à la revente dans le cadre de votre activité de négoce) proviennent d’un fournisseur.
Les entrepreneurs effectuent généralement eux-mêmes leurs achats, investissant du temps et de l’argent dans leur activité pour constituer leur stock. Au fil du temps, il est impératif de calculer et suivre le taux de rotation du stock, qui correspond au nombre de fois auquel un produit est vendu au cours d'une période choisie.
Mais vous ne pouvez pas calculer ce taux sans disposer des niveaux de stocks exacts et de leurs valeurs. Les commandes fournisseurs permettent de suivre ces données, aident à optimiser les achats et facilitent l’automatisation des processus afin de gagner du temps.
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Thèmes abordés dans cet article:
Un ordre d’achat, ou aussi appelé commande d’achat, commande fournisseur ou bon de commande fournisseur, est un contrat qui lie juridiquement un acheteur et un fournisseur. Il identifie exactement les articles que l'acheteur décide d’acquérir, le prix de chaque produit, ainsi que les conditions de livraison et de paiement.
L’acheteur génère un ordre d'achat en stipulant les conditions des transactions commerciales avec le fournisseur. Pour ce faire, les grandes entreprises ont souvent un service d’achat dédié, rattaché à la comptabilité. Mais les petites entreprises peuvent également bénéficier d’un processus d’achat efficace pour améliorer la gestion de leur stock et de leur trésorerie.
Aujourd’hui, les entreprises utilisent souvent des ordres d’achat numériques. Voici un exemple :
Comme le montre l'exemple, ce bon de commande fournisseur contient tous les articles que l'acheteur souhaite se procurer dans un seul document pour faciliter le suivi.
Ce document communique clairement toutes les informations pertinentes qu'un fournisseur doit connaître pour satisfaire la commande. Un ordre d'achat doit inclure les éléments suivants :
● Le numéro de commande (C’est le numéro de référence que votre fournisseur et vous-même utiliserez pour la gestion de cette commande : de la prise de commande à la livraison et aux retours produits éventuels. Chaque numéro de commande est unique.)
● Les conditions de paiement et l’adresse de facturation.
● Les détails de livraison : date de livraison, adresse, et instructions.
● Le coût par unité, quantités, total, taxes et remises éventuelles.
● Des champs personnalisables selon les services offerts par le fournisseur.
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Les acheteurs génèrent des ordres d'achat (ou commande fournisseur) et les envoient aux fournisseurs afin d'autoriser, traiter et exécuter la transaction. A l’inverse, lorsqu'un fournisseur émet une facture, cela signifie que la transaction a déjà eu lieu. Le fournisseur génère la facture et l'envoie à l'acheteur.
L’ordre d’achat est un document juridiquement contraignant. Il aide à renforcer la confiance que votre fournisseur vous porte, permettant alors d’acheter des articles avec versement d’acompte, et d’étendre éventuellement les délais de paiement, améliorant ainsi votre flux de trésorerie.
Un cycle de conversion de trésorerie plus rapide permet à votre entreprise pourrait financer la croissance sans avoir à recourir à des instruments financiers coûteux ou des emprunts. Les dirigeants de petites entreprises peuvent tirer parti de certains avantages intéressants :
En conclusion, une bonne gestion de vos flux de trésorerie et une rotation des stocks rapide favorise les chances de disposer de liquidités lorsque vous en avez besoin.
Avoir une longueur d'avance sur la comptabilisation des achats peut constituer un avantage concurrentiel en soi, mais l'automatisation du processus d'achat est primordial pour profiter d’un système rationalisé générant de réels bénéfices.
Par exemple, imaginons une entreprise qui émet ses propres ordres d’achat et développe un système de gestion automatisé pour gérer ces commandes. Cette entreprise sera en mesure d'accomplir beaucoup de choses en un seul clic :
Tous ces avantages permettent de simplifier le processus de commande d’achat et de le rendre plus précis. L'automatisation réduit les risques d'erreur tout en optimisant la vitesse de communication. Plus besoin d’échanger de nombreux courriers avec votre comptable ou votre équipe de vente en utilisant un logiciel de gestion de stock, les informations se mettent à jour en fonction des d’achats effectués. Vous pouvez ainsi analyser et surveiller vos achats à tout moment.
Si vous êtes enthousiaste à l'idée de vous lancer dans l'optimisation des stocks et du processus d’achat pour votre entreprise, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion des stocks et des commandes ou d'un modèle de bon de commande fournisseur que vous pouvez facilement modifier pour l'utiliser pour votre entreprise. En voici un que vous pouvez télécharger et utiliser dès maintenant. Utilisez-le lorsque vous effectuez vos achats et exploitez votre entreprise plus efficacement !
