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Comment établir un budget prévisionnel pour son activité commerciale ?

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Les entrepreneurs et les TPE qui veulent gérer au mieux leur activité commerciale ont souvent besoin d’accompagnement et de conseils éclairés. Le budget prévisionnel, ou budget de trésorerie, est un point clé de la gestion commerciale. En quoi consiste-t-il exactement ? Pourquoi est-il si important pour la bonne gestion de l’entreprise en général ? Comment le mettre en place ? Découvrez nos éléments de réponse !

 

Qu’est-ce qu’un budget prévisionnel ?

On appelle budget prévisionnel ou plan de trésorerie un document financier qui permet à une entreprise de planifier ses recettes et ses dépenses. L’objectif est de pouvoir gérer et prévoir son activité sur une période donnée. On parle d’exercice pour qualifier cette période. Généralement, il s’agit d’une année fiscale ou d’une année civile. En tant que document non normalisé, le plan de trésorerie prend la forme d’un tableau. Une entreprise peut ainsi gérer ses flux de trésorerie avec un tableau de trésorerie sur Excel.

Concrètement, l’entrepreneur ou le DAF (directeur administratif et financier) de l’entreprise est responsable de l’enregistrement des flux de trésorerie dans ce document. C’est en surveillant les charges (dépenses et investissements) et les produits (recettes et financements) que l’entreprise peut veiller à atteindre ses objectifs. Pour assurer une meilleure vision des flux, l’entreprise peut choisir de ventiler les encaissements et les décaissements mois par mois. Le budget de trésorerie pour la période passée, celle en cours ou celle en venir peut servir de base pour construire le bilan financier. Ainsi, chaque mois, il est possible de voir l’équilibre financier de la structure, en comparant le réel au prévisionnel. Le budget prévisionnel est différent du budget réel. Ce dernier concerne l’actualisation du budget prévu en temps réel.

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Pourquoi faire un plan de trésorerie ?

En quoi la projection de trésorerie est-elle essentielle au pilotage de l’activité ? Pour une entreprise, y compris les TPE et les entrepreneurs, il y a plusieurs intérêts à faire un plan de trésorerie :

  • S’assurer de ses capacités à faire face aux décaissements prévus ;
  • Estimer ses capacités de financement pour le développement de son activité et anticiper sa rentabilité ;
  • Mieux surveiller ses dépenses et s’assurer de ne pas engager de dépenses superflues ;
  • Prévenir les manques de liquidités en projetant les entrées et les sorties de cash ;
  • Dégager de grandes tendances et définir des objectifs réalistes à atteindre ;
  • Veiller à ce que les flux de trésorerie ne pénalisent pas la viabilité de l’activité, surtout en cas d’activité saisonnière, de périodes creuses et d’incertitudes ainsi que de crises.

Le plan de trésorerie est un document financier récurrent, à établir en prévision de tout nouvel exercice. Il joue également un rôle important au moment de la création et du lancement d’une nouvelle activité. Cela vaut aussi pour l’ouverture d’une nouvelle filiale, la commercialisation d’un nouveau produit ou la prévision de nouvelles embauches. Réaliser un budget prévisionnel est souvent une étape préalable au calcul du seuil de rentabilité d’un projet. En optimisant vos mouvements de trésorerie, vous pouvez réduire les décaissements. Cela permet aussi d’éviter les découverts et les retards de paiement.

Lorsqu’une entreprise doit lever des fonds ou emprunter de l’argent, le plan de trésorerie est également un outil crucial. L’entreprise peut ainsi projeter l’évolution de son activité sur plusieurs mois pour mieux communiquer auprès de ses investisseurs, prêteurs et autres partenaires. Gage de confiance, le budget prévisionnel est un instrument financier qui vise à la fois des objectifs à court et à long terme. Faire un plan de trésorerie, c’est recenser, identifier et classer ses dépenses et ses recettes pour conserver une vue d’ensemble. D’un exercice à l’autre, il est possible d’opérer des ajustements pour atteindre un équilibre ou dégager une meilleure marge.

Le plan de trésorerie est à la fois un outil de communication interne et externe. Ainsi, dans les plus grosses entreprises, présenter son budget prévisionnel à l’ensemble des services et des responsables de l’entreprise permet de communiquer sur les attentes et objectifs à venir. Du responsable commercial au responsable marketing en passant par le directeur des ventes, impliquez toutes les fonctions dans votre suivi de trésorerie. Le budget prévisionnel validé et définitif devra ensuite être transmis au service comptabilité.
 
Pour les entreprises qui ont un stock à gérer, l’importance de réaliser un budget prévisionnel est encore plus grande. Pour plus de précision, il est possible de détailler le budget prévisionnel, en le découpant par ligne de produits par exemple. Ce document financier participe directement à la gestion des ventes et des achats ainsi qu’au suivi des marges et du besoin en fonds de roulement (BFR). Le BFR renvoie aux besoins financiers de l’entreprise pour faire face aux décalages de trésorerie entre décaissements et encaissements. De manière générale, le budget prévisionnel est à considérer comme une ligne directrice à suivre pour l’exercice à venir. Consultez régulièrement votre plan de trésorerie et comparez-le au budget réel pour optimiser la gestion de vos flux de trésorerie.

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Comment réaliser un budget prévisionnel ?

Comment effectuer son plan de trésorerie ? Faut-il le calculer en TTC (toutes taxes comprises) ou en HT (hors taxes) ? La première chose à savoir, c’est que les achats et les ventes du budget prévisionnel doivent toujours être retenus en TTC, jamais en HT. En effet, une entreprise règle en TTC. Elle reverse ensuite le surplus de TVA collectée ou récupère l’excédent de TVA déductible auprès des impôts. Attention ! Si le plan de trésorerie s’effectue en TTC, ce n’est pas le cas de tous les documents financiers. Par exemple, le compte de résultat est réalisé en HT.

Pour bien réaliser son budget prévisionnel, il faut donc être vigilant sur le traitement et le calcul de la TVA. En particulier au niveau des remboursements de crédits de TVA, pour bien tenir compte des encaissements et des décaissements réels. Le principe d’un budget prévisionnel est de mettre en place un tableau de suivi des flux de trésorerie. Les colonnes sont censées faire figurer les mois de l’exercice considéré, tandis que les lignes représentent les encaissements et les décaissements. Les recettes et les dépenses peuvent être organisées en catégories et en sous-catégories au sein du même tableau.

Budget de trésorerie - coin des entrepreneurs

Source : Le coin des entrepreneurs

 

Réaliser un budget prévisionnel : le budget des encaissements

Le budget des encaissements correspond à toutes les rentrées d’argent de l’entreprise. Parmi les grandes catégories de recettes, on retrouve :

  • Les ventes de produits et de services ;
  • Les subventions et aides financières (primes, crédits d’impôts, remboursements, etc.) ;
  • Les apports en capital et en compte courant d’associé ;
  • Le crédit de TVA, lorsque l’entreprise collecte moins de TVA qu’elle n’en déduit.

Pour chaque catégorie, il est possible de créer des sous-catégories, par exemple pour préciser la nature du moyen de paiement. Ainsi, un commerce peut catégoriser ses ventes entre les paiements en espèces, par virement, par carte, par chèque, etc.

Attention au décalage entre la date de facturation et la date de paiement effective ! Dans le budget prévisionnel, c’est la date de paiement qui doit figurer. Souvent, le délai de paiement est compris entre 30 et 45 jours. Une entreprise qui facture un client mi-avril pour un paiement à 45 jours devra donc reporter le flux au mois de juin, et non au mois d’avril.

 

Réaliser un budget prévisionnel : le budget des décaissements

Le même exercice doit être réalisé avec le budget des décaissements. Du côté des dépenses, on fait la distinction entre les charges fixes et les charges variables :

  • Les charges fixes désignent toutes les sorties d’argent prévues à date fixe et à intervalle régulier, indépendamment du niveau d’activité. Citons notamment les frais de locaux (loyer, nettoyage, entretien, eau, électricité, chauffage, etc.) ainsi que les abonnements (Internet, logiciels, téléphone, etc.). Les remboursements de prêts et les frais marketing (campagnes de publicité, salons, catalogues, réseaux sociaux, Search Engine Marketing) entrent aussi dans cette catégorie. Il en va de même des frais d’assurance, des frais de personnel (salaires, tickets restaurant, cotisations sociales, charges patronales et charges d’intérim) et de certains achats de fournitures. Pour les frais de personnel, il faut faire la distinction entre les sorties de trésorerie mensuelles (les salaires nets) et les sorties trimestrielles lorsqu’elles s’appliquent aux cotisations. Enfin, n’oublions pas non plus les taxes, les impôts (impôts sur les sociétés et cotisation foncière des entreprises) et les frais bancaires. Si la TVA déductible est inférieure à la TVA collectée, il faut également prévoir la TVA à décaisser.
  • Quant aux charges variables, il s’agit de l’ensemble des frais qui dépendent directement du volume de l’activité. Autrement dit, ce sont les dépenses qui augmentent avec le niveau de production et des ventes. On trouve ainsi les frais de transport, les frais d’expédition, les matières premières et les autres dépenses engagées auprès des fournisseurs. Les remboursements, les gestes commerciaux, les frais de déplacements (avion, train, voiture) et les frais de prestataires (avocats, sous-traitants, experts-comptables, auditeurs, consultants, etc.) figurent aussi du côté des décaissements.

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Quand faire son budget prévisionnel ?

Généralement, le budget de trésorerie se fait au moment de la clôture de l’exercice, c’est-à-dire en fin d’année fiscale ou civile. Il s’agit d’une période importante pour le contrôle de gestion, chargé de réaliser un bilan financier de l’année et de travailler sur les prévisions du prochain exercice. Un budget prévisionnel n’est pas un document financier figé. Il est possible de le mettre à jour, toutes les semaines, tous les mois ou tous les trimestres en fonction du suivi des encaissements et des décaissements.

 

Quel outil pour réaliser un budget prévisionnel ?

Le plan de trésorerie ne concerne pas seulement les entreprises. Les travailleurs non-salariés (TNS), c’est-à-dire les individus travaillant à leur compte, ont eux aussi intérêt à adopter un budget prévisionnel. Les indépendants devront bien tenir compte des spécificités de leur système de cotisation pour bien remplir leur tableau de trésorerie. S’il est possible de faire soi-même son plan de trésorerie sur Excel, il est recommandé de s’entourer des bons outils et des bons experts. Les tableurs Excel sont surtout adaptés pour les indépendants. Pour les entreprises, des logiciels spécialisés existent. Vous pouvez faire valider votre budget prévisionnel par un expert-comptable… ou vous pouvez créer facilement votre plan de trésorerie grâce à des outils en ligne, tel que Pennylane.

Pennylane, c’est notre nouveau partenaire pour faciliter la création et la gestion de votre tableau de trésorerie de A à Z. Avec Pennylane à vos côtés, créez votre plan de trésorerie en toute facilité à travers un outil intuitif et moderne, spécialement pensé pour les PME et les TPE !

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