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Factures électroniques en B2B pour TPE & PME : Objectif 2025

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Aujourd’hui, ce sont 2,5 milliards de factures par an qui sont échangées entre les entreprises en France. Plus de 90 % d’entre elles sont émises et gérées sous format papier. Le Projet de Loi de Finances de 2021 prévoit de nouvelles règles. D’ici 2025, toutes les entreprises françaises soumises à la TVA devront passer à la facturation électronique pour les transactions B2B. Censée accompagner la modernisation de l’économie, la dématérialisation fiscale a été accélérée par la crise sanitaire et la prise de conscience du besoin de digitalisation des entreprises. Quelles sont les caractéristiques de la e-facture ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ? Découvrez notre guide dédié pour les TPE et PME.
 

Projet de Loi de Finances : les échéances à connaître

Depuis le 1er janvier 2020, la dématérialisation des factures est une obligation pour toutes les entreprises en B2G. Autrement dit, toute facture émise pour l’État, les collectivités territoriales ou les établissements publics doit être générée et envoyée électroniquement. Une plateforme dédiée et gratuite est disponible, CHORUS PRO, pour gérer la dématérialisation des factures en toute facilité et en toute sécurité. 


 calendrier dématérialisation des factures
 
 


À terme, la même obligation de dématérialisation fiscale s’appliquera aux transactions B2B. Dans le cadre de l’article 56 du Projet de Loi de Finances 2021, les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés seront les premières concernées en 2023. Elles seront suivies par les ETI (entreprises de taille intermédiaire employant 250 à 5 000 salariés) en 2024. Au 1er janvier 2025, ce sera au tour des PME (petites et moyennes entreprises de 10 à 250 salariés) et des TPE (très petites entreprises de moins de 10 salariés). À compter de 2023, il ne sera par ailleurs plus possible pour une entreprise, quelle que soit sa taille, de s’opposer à la réception d’une facture électronique.
 

Pourquoi cette obligation généralisée de la facturation électronique à l’horizon 2025 ?

La facture dématérialisée fait partie intégrante de la stratégie de digitalisation des activités. En plus de simplifier la facturation et son suivi, la généralisation de la e-facture vise à mieux lutter contre les risques de fraude. À l’obligation d’e-facture (ou aussi appelé e-invoicing) s’ajoute une obligation d’e-reporting. Autrement dit, en plus d’être transmise au client, la e-facture devra aussi être envoyée à l’Administration fiscale pour contrôler et pré-déclarer la TVA.


Objectifs de la dématérialisation des factures
 

 

Facture électronique : quelles caractéristiques et quelles obligations ?

Une facture électronique, ou e-facture, est une facture qui est créée et transmise sous une forme dématérialisée. Elle ne doit pas être confondue avec la facture numérisée, qui est une copie numérique à l’identique d’une facture papier. À l’inverse, la facture électronique est entièrement créée de façon numérique via un logiciel spécialisé. Plusieurs critères de validité doivent être respectés :

  • L’identité de l’émetteur de la facture doit être garantie ;
  • La facture doit être visible et accessible pour le client ;
  • L’intégralité de la facture doit être conservée, avec impossibilité de la modifier du moment de la création jusqu’à son archivage ;
  • La facture électronique doit inclure les mêmes mentions obligatoires que la facture papier.
     

L’obligation d’archivage des factures papier s’applique aussi aux factures électroniques. De plus, pour être valide, la dématérialisation fiscale doit utiliser l’une de ces trois méthodes :

  • Transmission selon la norme sécurisée. La facture est transmise par message électronique sous un format convenu entre l’émetteur et le client (XML, PDF, etc.) ;
  • Transmission sécurisée avec signature électronique. Cette dernière valide la dématérialisation et authentifie l’identité du signataire.
  • Transmission électronique dans le cadre d’une Piste d’Audit Fiable (PAF) avec des contrôles internes « documentés » et « permanents » du processus de facturation.
     

Quels sont les avantages de la facture électronique ?

La facture dématérialisée présente de nombreux avantages pour les entreprises comme pour l’État, parmi lesquels :

  • Plus de rapidité grâce à une automatisation de la comptabilité et de l’administration. Les délais sont raccourcis, tant pour la réception du document que pour le paiement de la facture.
  • Des données plus fiables et sécurisées grâce à une réduction des risques d’erreur de frappe.
  • Un suivi optimisé et transparent, et donc une réduction du nombre de litiges et des cas de fraude à la TVA.
  • Un système plus écologique avec l’abandon du papier et du transport physique.
  • Enfin, un système plus économique avec une absence de coûts d’impression, d’envoi et d’archivage physique. Estimé à moins d’un euro, le coût d’une facture électronique est bien inférieur à celui d’une facture papier, qui peut atteindre plusieurs dizaines d’euros 

    Les avantages de la facture électronique

Du point de vue de l’Administration fiscale, e-facture doit permettre de :

  • Sécuriser les échanges commerciaux entre entreprises ;
  • Automatiser des tâches chronophages ;
  • Établir des recoupements automatiques entre factures pour lutter contre la fraude fiscale et à la TVA ;
  • Mieux connaître l’activité des entreprises françaises ;
  • Simplifier la déclaration de TVA grâce à une déclaration en ligne préremplie.
     


Pourquoi faire appel à un logiciel spécialisé pour gérer votre facturation dématérialisée ?

Pour accompagner les entreprises dans la dématérialisation fiscale, il existe des logiciels spécialisés qui prennent en charge automatiquement la gestion commerciale (du devis et bons de commande à la facturation), le suivi client et la comptabilité. Opter pour un logiciel de gestion des facturations électroniques permet de :

  • Simplifier ses processus internes (gestion comptable, des ressources humaines, etc.) ; 
  • Automatiser des tâches chronophages ;
  • Instaurer une meilleure collaboration ;
  • Récolter des données clients et les suivre en temps réel ;
  • Centraliser et mutualiser ces données ;
  • Améliorer la satisfaction client ;
  • Rester compétitif ;
  • Réduire les coûts de communication/prospection ;
  • Gagner en visibilité grâce à une vitrine virtuelle.


    avantage d'un logiciel de facturation
     
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Erplain est un logiciel de gestion commerciale avec suivi des stocks dédié aux TPE et PME : 
 
  • Création de devis
  • Facturation
  • Suivi des paiements et des impayés
  • Gestion des stocks et des achats
     
Erplain s'intègre parfaitement au logiciel de comptabilité QuickBooks. Grâce à la synergie des deux logiciels, vos factures, commandes et stocks se synchronisent automatiquement et de manière sécurisée dans le cloud.

 

Pour les TPE et les PME qui disposent d’effectifs réduits, le recours à un logiciel spécialisé est d’autant plus pertinent. Le passage de la gestion de la facturation électronique en interne (notamment via Excel) à une solution dédiée permet de gagner du temps mais aussi de gagner en fiabilité. De l’actualisation des données à la numérotation des factures, le logiciel optimise la facturation électronique à toutes les étapes du processus.

Après l’obligation de la dématérialisation des factures B2G en 2020 et B2B à l’horizon 2025, tous les types de transactions pourraient-ils être concernés à terme ? En l’absence d’obligation de facturation pour les relations B2C et d’harmonisation des dispositions fiscales en Europe, ce scénario semble à ce jour peu probable.