Gestion des stocks avec Excel : quels avantages et inconvénients ?
L’optimisation de votre chaîne d’approvisionnement et de distribution passe par une bonne gestion des stocks. Du BTP à l’agroalimentaire en passant par la mode, toutes les industries sont concernées. Mais quel outil utiliser ? Nombreuses sont les PME et les TPE à privilégier Excel. L’utilisation d’un tableur Excel suffit-elle à garantir l’efficacité de la gestion de votre entreprise ? Quels sont les avantages et les limites de ce système ? Découvrez notre guide comparatif de la gestion des stocks avec Excel vs. un logiciel métier !
Quels sont les enjeux
de la gestion des stocks ?
Si la gestion des stocks préoccupe autant les entreprises, c’est parce qu’elle joue un rôle central dans la supply chain. Optimiser votre gestion des stocks, c’est optimiser vos coûts, votre espace, et votre temps, qui sont autant de ressources précieuses et limitées. Mais aussi la qualité de votre service. La façon dont vous gérez vos stocks impacte directement toutes vos opérations logistiques et commerciales au quotidien. En suivant et maîtrisant vos stocks, vous faites preuve de vigilance constante pour anticiper les évolutions du marché. Vous pouvez ainsi éviter les ruptures, garantir une disponibilité permanente de vos produits et satisfaire les clients.
Deux exemples récents permettent de mieux saisir les enjeux liés à une bonne gestion des stocks. En mars 2020, la panique suscitée par le premier confinement a vidé en un temps record les stocks de certains produits alimentaires et d’hygiène (pâtes, papier toilette, etc.). Un an plus tard, l’ensablement du porte-conteneurs Ever Given dans le Canal de Suez ralentit les approvisionnements dans le monde entier. Dans un cas comme dans l’autre, les entreprises qui gèrent le mieux leurs stocks sont les moins impactées.
La gestion de stocks avec Excel : ce que vous devez savoir
Gestion de stocks avec Excel : comment ça marche ?
De par sa facilité d’utilisation, son interface familière et son faible coût d’acquisition de licence, Excel est souvent le premier choix des entreprises pour la gestion de leurs opérations. Concrètement, l’outil se présente sous la forme d’un tableur divisé en plusieurs feuilles de calcul. Ce logiciel généraliste très répandu sert aussi bien à la comptabilité qu’à l’élaboration d’emplois du temps. Dans le cas précis de la gestion des stocks, il permet la saisie manuelle des entrées et des sorties de marchandises. Simple gestion des stocks ou gestion commerciale avec suivi des stocks : les fonctionnalités évoluent avec les besoins.
5 éléments essentiels pour une bonne gestion des stocks sur Excel
- La catégorisation des articles – notamment une référence article (SKU), le nom de l’article, sa description, son prix unitaire et les taxes. D’autres données peuvent éventuellement venir s’ajouter comme le code-barre, la marque du produit, les labels, le fournisseur ou encore l’emplacement au sein du stock ;
- Le suivi des stocks – c’est-à-dire la saisie manuelle (et mise à jour) des entrées et des sorties des marchandises ;
- La base de données des clients – avec le nom, le prénom, le numéro de téléphone, l’adresse e-mail et l’adresse de facturation et de livraison ;
- Les données de facturation – avec nom du client, numéro de factures, date et adresse de facturation, nom, prix et quantité des produits, conditions et délais de paiement, etc. ;
- Une fonctionnalité de bons de commande et devis.
Adapté à une gestion commerciale peu élaborée, Excel est une solution qui peut vite devenir complexe et difficile à gérer lorsque les besoins de l’entreprise évoluent. La gestion des stocks n’est pas la finalité première du tableur.
Quelles sont les limites d’Excel comme outil de gestion des stocks ?
La gestion manuelle des stocks via Excel entraîne non seulement une perte de temps mais aussi des risques élevés d’erreurs (inadvertance, fausses formules, oublis, fatigue, etc.). Le risque de perte de données est également à prendre au sérieux. De plus, Excel n’étant pas une solution automatisée, il n’est pas possible de suivre les stocks en temps réel. Tout comme il est impossible pour plusieurs employés d’avoir accès au fichier et de le modifier au même moment. C’est là que le logiciel spécialisé prend le relais !
Pourquoi utiliser un logiciel métier pour la gestion des stocks ?
À partir de quand faut-il investir dans un logiciel spécialisé pour gérer ses stocks ?
Lorsque vos activités se développent, les références se multiplient, les commandes affluent et les collaborateurs sont plus nombreux, Excel devient un outil limité. Votre feuille de stocks Excel ne permet pas de tout gérer. Un logiciel spécialisé et automatisé de gestion des stocks offre à l’inverse plus de sécurité et de flexibilité. Lorsqu’Excel ne permet plus de gérer efficacement les stocks ou que les erreurs et frustrations s’accumulent, l’utilisation d’une solution collaborative s’impose. En tant que logiciel de gestion des stocks et des ventes dédié aux petites entreprises, Erplain apporte cette solution. Profitez d’une vision à 360° de vos stocks et de vos activités !
5 bonnes raisons de passer à un logiciel spécialisé de gestion des stocks
- La gestion automatisée des stocks et des commandes - engendrant un gain de temps moyen d’une heure par commande (d’après les clients d’Erplain)
- Le suivi des stocks en temps réel – pour une meilleure traçabilité des marchandises
- L’élaboration de statistiques – pour aider à la décision et à la valorisation des stocks
- La satisfaction client – due à la diminution du nombre d'erreurs et à une meilleure qualité de service
- Des fonctionnalités multiples – comme la création d’assemblage, la gestion tarifaire ou les seuils de réapprovisionnement, etc.
Si la gestion des stocks avec un tableau Excel peut être envisagée comme une solution adaptée en début d’activité, ses limites apparaissent rapidement. La multiplication du nombre de produits, de commandes et d’utilisateurs implique un logiciel de gestion spécialisé. Simple d’utilisation et spécialement pensé pour les TPE et PME, le système développé par Erplain simplifie vos opérations commerciales et logistiques. Conservez à tout moment visibilité et contrôle sur vos stocks et vos ventes !
