L'optimisation de votre chaîne d’approvisionnement et de distribution, cruciale pour la gestion efficace de votre entreprise, requiert une gestion des stocks et de l’inventaire rigoureuse. Que vous opériez dans le BTP, l’agroalimentaire ou la mode, chaque industrie doit maîtriser son entrepôt et sa logistique. Face à cette nécessité, de nombreuses PME et TPE se tournent vers des solutions accessibles comme Excel pour télécharger et organiser leurs données de stocks, d’entrées et de sorties de produits.
Cependant, l’utilisation d’un simple tableau ou onglet Excel est-elle suffisante pour assurer l’efficacité et la fonctionnalité complète de la gestion des stocks de votre entreprise ? Quels sont les avantages et les inconvénients d'un tel modèle de fichier par rapport à un logiciel métier dédié ?
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Si la gestion des stocks préoccupe autant les entreprises, c’est parce qu’elle joue un rôle central dans la supply chain. Optimiser votre gestion des stocks, c’est optimiser vos coûts, votre espace, et votre temps, qui sont autant de ressources précieuses et limitées, tout comme la qualité de votre service. La façon dont vous gérez vos stocks impacte directement toutes vos opérations logistiques et commerciales au quotidien. En suivant et maîtrisant vos stocks, vous faites preuve de vigilance constante pour anticiper les évolutions du marché. Vous pouvez ainsi éviter les ruptures, garantir une disponibilité permanente de vos produits et satisfaire les clients.
Deux exemples récents permettent de mieux saisir les enjeux liés à une bonne gestion des stocks. En mars 2020, la panique suscitée par le premier confinement a vidé en un temps record les stocks de certains produits alimentaires et d’hygiène (pâtes, papier toilette, etc.). Un an plus tard, l’ensablement du porte-conteneurs Ever Given dans le Canal de Suez ralentit les approvisionnements dans le monde entier. Dans un cas comme dans l’autre, les entreprises qui gèrent le mieux leurs stocks sont les moins impactées.
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De par sa facilité d’utilisation, son interface familière et son faible coût d’acquisition de licence, Excel est souvent le premier choix des entreprises pour la gestion de leurs opérations logistiques et commerciales. Concrètement, l’outil se présente sous la forme d’un tableur divisé en plusieurs feuilles de calcul. Ce logiciel généraliste très répandu sert aussi bien à la comptabilité qu’à l’élaboration d’emplois du temps. Dans le cas précis de la gestion des stocks, il permet la saisie manuelle des entrées et des sorties de marchandises. Simple gestion des stocks ou gestion commerciale avec suivi des stocks : les fonctionnalités évoluent avec les besoins.
Adapté à une gestion commerciale peu élaborée, Excel, malgré sa flexibilité et l'accessibilité de son modèle de fichier, peut rapidement se complexifier et devenir difficile à manipuler à mesure que les besoins d'inventaire et de logistique de l’entreprise évoluent. Bien que pratique pour le suivi basique des stocks, des entrées et des sorties d'articles, ou pour télécharger des données de produits, la gestion des stocks n’est pas la finalité première du logiciel.
La gestion manuelle des stocks via Excel entraîne non seulement une perte de temps, mais aussi des risques élevés d’erreurs (inadvertance, fausses formules, oublis, fatigue, etc.). Le risque de perte de données est également à prendre au sérieux. De plus, Excel n’étant pas une solution de gestion automatisée, il n’est pas possible de suivre les stocks ou la logistique de l’entrepôt en temps réel. Tout comme il est impossible pour plusieurs employés d’avoir accès au fichier et de le modifier au même moment. C'est dans ces contextes précis que les logiciels spécialisés en gestion des stocks, conçus pour télécharger, organiser et analyser efficacement les données de produits, d'entrées et de sorties, ainsi que pour optimiser la logistique et l'inventaire, deviennent essentiels.
Lorsque vos activités se développent, les références se multiplient, les commandes affluent et les collaborateurs sont plus nombreux, Excel devient un outil limité. Votre feuille de stocks Excel ne permet pas de tout gérer. Un logiciel spécialisé et automatisé de gestion des stocks offre à l’inverse plus de sécurité et de flexibilité. Lorsqu’Excel ne permet plus de gérer efficacement les stocks ou que les erreurs et frustrations s’accumulent, l’utilisation d’une solution collaborative s’impose. En tant que logiciel de gestion des stocks et des ventes dédié aux petites entreprises, Erplain apporte cette solution. Profitez d’une vision à 360° de vos stocks et de vos activités !
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Si la gestion des stocks avec un tableau Excel peut être envisagée comme une solution adaptée en début d’activité, ses limites apparaissent rapidement. La multiplication du nombre de produits, de commandes et d’utilisateurs implique un logiciel de gestion spécialisé. Simple d’utilisation et spécialement pensé pour les TPE et PME, le système développé par Erplain simplifie vos opérations commerciales et logistiques. Conservez à tout moment visibilité et contrôle sur vos stocks et vos ventes !
