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Traçabilité - Pourquoi est-ce si important pour votre business ?

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Vous souhaitez en savoir plus sur le suivi des numéros de lots et de séries ? Alors cet article est fait pour vous. Nous vous en expliquerons les principes fondamentaux : ce qu’ils sont et pourquoi ils sont essentiels à votre entreprise.
Enfin, nous détaillerons la manière de mettre en place la traçabilité de vos produits au sein de votre activité de négoce ou de distribution. 

 

Numéros de lot

Numéros de série

Pour aller plus loin

Automatisation : indispensable pour une traçabilité réussie

 

 

NUMÉROS DE LOTS

Les numéros de lots permettent de suivre et d’identifier rapidement la marchandise que vous fabriquez, distribuez et revendez.

C’est un outil efficace pour optimiser votre chaîne logistique et pour garder contrôle de la qualité des produits.

Si votre entreprise fabrique, distribue ou vend des articles ou des denrées alimentaires, vous devez mettre en place un système de traçabilité. Les numéros de lots vous permettent d’identifier et de localiser rapidement la marchandise dans les entrepôts, pendant le transport, en magasins ou lorsqu’elle est déjà dans les mains du consommateur.

 

QU'EST-CE QUE LE SUIVI DE NUMÉROS DE LOT ?

La production ou l’assemblage de produits se fait par lot. Chaque lot partage les mêmes caractéristiques : la même usine de montage ou machine, la même source de matières premières et une date d’expiration identique en ce qui concerne les produits périssables.

La traçabilité permet de suivre facilement vos biens et d’accéder à toutes les informations relatives aux lots du début de la chaîne logistique jusqu’au point de vente.

 

5 Raisons d'Adopter la Traçabilité des Produits

Raisons d'adopter la traçabilité des produits

 

Les numéros de lot ou de série jouent un rôle important dans le contrôle de la qualité des produits et vous permet de réagir rapidement et efficacement pour permettre de : 

1. Contrôler plus efficacement la qualité des produits

  • Suivi des lots défectueux
  • Identification des matières premières ou pièces défectueuses au sein de la chaîne de fabrication
  • Rappel produits de certains lots auprès des clients ou consommateurs finaux 
  • Envoi des produits selon la date d’expiration pour éviter le gaspillage et les pertes

2. Respecter les conformités réglementaires

  • Un outil performant de suivi de numéro de lots peut être exigé par la loi selon le type de produits commercialisés

3. Renforcer la sécurité

  • Les numéros de lot et série sont indispensables dans le cadre de la garantie et pour se protéger de la contrefaçon ou du vol de produits

4. Améliorer la relation client

  • Lier la garantie au numéro de série permet de protéger votre entreprise, vos clients et les consommateurs en cas de nécessité de réparation ou remplacement d’un produit

5. Ajouter précision et rapidité au suivi des produits

  • Un système de suivi automatisé peut vous éviter les erreurs coûteuses d’un suivi manuel plus approximatif

 

Comprendre l'intérêt des numéros de lot

Les numéros de lots sont créés lorsqu’un ensemble de produits est fabriqué au même moment dans des conditions de production similaires. A tout moment, si un problème de qualité survient, le numéro de lot peut être utilisé pour identifier la source du problème et vous aider à apporter les corrections nécessaires. D’autres produits fabriqués le même jour et issus de matières premières identiques peuvent aussi facilement être retrouvés et rappelés si nécessaire.

Lot numbers illustration

 

LES INDUSTRIES NÉCESSITANT LA TRAÇABILITÉ DES PRODUITS

Le suivi des numéros de lots est indispensable pour le rappel des produits et la bonne gestion des dates d’expiration. 

Il n’y pas que les produits frais qui sont périssables avec le temps. Les produits dérivés de matières organiques, comme le caoutchouc, le plastique et la peinture, se dégradent avec le temps. Les dates d’expiration doivent être surveillées de près pour assurer la sécurité des consommateurs et la qualité du produit.

EXEMPLES DE PRODUITS S'ALTÉRANT AVEC LE TEMPS
 
HABITATION & DÉCORATION
•     Peintures et lasures
•     Filtres pour masques
•     Extincteurs
•     Matelas et mobiliers fabriqués avec de la mousse végétale 
 
MÉDICAL ET BIEN-ÊTRE
•     Prescription médicale
•     Compléments et vitamines
•     Lotions et crèmes
•     Equipements de protection individuelle (casques, lunettes, harnais…)
 
ALIMENTATION
•     Plats cuisinés
•     Chocolats et confiseries
•     Conserves de légumes, poissons et viandes
•     Epices et sauces
•     Laitages (beurre et fromage)
•     Fruits et légumes frais 
•     Surgelés
 
BOISSONS
•     Eau en bouteille, sodas, jus de fruit et lait
•     Café et thé
•     Bières, vins et boissons alcoolisées
 
TOUS LES PRODUITS MENTIONNÉS CI-DESSUS NÉCESSITENT LA MISE EN PLACE DE NUMÉROS DE LOTS POUR ASSURER UNE GESTION EFFICACE DES DATES D'EXPIRATION.
 
Products with lot numbers

 

Fabricants, producteurs, grossistes et distributeurs utilisent le suivi des numéros de lots pour identifier et rappeler rapidement des produits qu’ils souhaitent retirer du marché. Personne ne souhaite en arriver là, mais c’est une réalité à laquelle chaque entreprise doit se préparer. 

 

Situations exigeant la traçabilité des produits

Voici des causes fréquentes de rappel de produit :Contaminated

  •  Machines ou pièces électroniques défectueuses - par exemple :

•    Freins, volants, essuie-glaces ou phares
•    Batteries pour les appareils qui surchauffent ou s’enflamment

  •  Denrées alimentaires périmées ou avariées

•    Stock vieillissant et invendus
•    Rupture de la chaîne du froid ou mauvais stockage des produits lors du transport ou à l’entrepôt
•    Bactéries, E. Coli, Salmonelle ou Botulisme 
•    Altération ou manipulations frauduleuses 

  •  Produits de santé ou bien-être périmés ou contaminés :

•    Stock vieillissant et invendus
•    Rupture de la chaîne du froid ou mauvais stockage des produits lors du transport ou à l’entrepôt
•    Problèmes sur la chaîne logistique ou erreurs de production
•    Effets indésirables récemment découverts
•    Altération ou manipulations frauduleuses 

  •  Produits chimiques ou matières créées avec des éléments organiques périmés (ex : peintures ou équipements de protection individuelle)
  •  Modification de l’environnement réglementaire

•    Nouvelles interdictions sur certaines produits chimiques ou plastiques utilisés dans la production ou l’emballage de la nourriture, du mobilier ou des vêtements.

 

Comme vous l’avez remarqué, les problèmes liés aux rappels de produits ou aux dates d’expiration sont communs dans de nombreuses industries. Un bon contrôle de la qualité passe avant tout par un suivi de près des dates d’expiration et des produits défectueux. Ces derniers doivent être rapidement retirés du marché. Les biens défectueux ou détériorés peuvent avoir les conséquences suivantes :

•    Ventes perdues
•    Clients perdus
•    Réputation de l’entreprise ternie
•    Poursuites judiciaires

Heureusement, l’automatisation du suivi des numéros de lot vous aidera à gérer plus efficacement les scénarios précédents. Dans une certaine mesure, le suivi des produits améliore la relation clients et la réputation de l’entreprise.
Les outils permettant la traçabilité sont souvent proposés par les logiciels de gestion de stock.
 

COMMENT FONCTIONNE LE SUIVI DES NUMÉROS DE LOT ? 

La création de lots est utilisée dans le processus de fabrication afin d’enregistrer les informations liées à la production d’un ensemble de produits (le lot) créés au même moment dans des conditions identiques. Selon le type de produit fabriqué, les données enregistrées peuvent inclure les éléments suivants (liste non exhaustive) :

  • Numéro de lot et numéro de série
  • Date et heure de fabrication
  • Liste détaillée des sources d'approvisionnement
  • Nom et emplacement de l'établissement/usine
  • Quantité d’articles produits
  • Poids de chaque ingrédient
  • Provenance des matières premières
  • Date d’expiration

 

Checklist enregistrement de lots 

Téléchargez le modèle de suivi de production de lots

 


Pour chaque lot de produits fabriqués, un numéro de lot est créé. 
Ce numéro peut alors être utilisé à tout moment, présent ou futur, pour revoir l’historique de production. Le numéro de lot peut être utilisé dans le suivi des articles ayant la même malfaçon ou la même date d’expiration afin de localiser ces produits dans la chaîne logistique.

La traçabilité des lots est un outil très efficace pour vous permettre de suivre les produits qui vont bientôt expirés ou qui doivent faire l’objet d’un rappel. 

Il est important de pouvoir localiser rapidement des produits défectueux ou périmés en tous points de la chaîne de distribution :

  • Lieux de stockage et entrepôts
  • En cours d’acheminement
  • Points de vente et magasins

Chaine d'approvisionnement

GESTION AUTOMATISÉE DE L'ENREGISTREMENT DES LOTS = CONTRÔLE DE LA QUALITÉ OPTIMISÉ
Un suivi détaillé des lots est essentiel pour contrôler efficacement la qualité de la marchandise et peut servir d’élément de preuve en cas de poursuites judiciaires.  

 

 

NUMÉROS DE SÉRIE

Après avoir approfondi la traçabilité de groupes de produits, les lots, nous allons maintenant étudier le suivi de produits individuels grâce aux numéros de série. En effet, les lots ne constituent qu’une vision partielle de la traçabilité.

embossed serial number

 

QU'EST-CE QU'UN NUMÉRO DE SÉRIE ?

Un numéro de série représente un identifiant unique pour un seul produit dans la chaîne de production. Le numéro de série est une suite séquentielle ou incrémentale de nombres et/ou lettres et/ou symboles.

De nombreuses industries aux activités variées ont recours aux numéros de série. Nous étudierons leur utilité un peu plus bas.

Goods with serial numbers

Pourquoi utiliser les numéros de série

Les numéros de série sont indispensables pour la gestion :

  1. Des retours produit
  2. De la garantie de produits individuels
  3. De l’identification et le signalement de produits volés ou contrefaits 

 

NUMÉROS DE SÉRIE ET NUMÉROS DE LOT : QUELLE DIFFERENCE ?

Les numéros de lot permettent d’identifier un groupe de produits, le lot, fabriqué dans des conditions identiques (même moment, même usine et machines, même source de matières premières…) alors que les numéros de série servent à identifier un article unique grâce à un système de numérotation séquentiel. Les négociants peuvent ainsi différencier produits identiques et contrefaits tout au long de la chaîne de distribution et notamment dans les points de vente.
Un suivi détaillé des numéros de série favorise la gestion optimale des garanties et retours produits et préserve la relation client.

lot number vs serial number

 

 

POUR ALLER PLUS LOIN

 

Où se situent les numéros de lot ou de série ?

Des informations importantes concernant le produit, comme les numéros de série, de lot, ou les dates d'expiration, apparaissent souvent à côté du code-barres.
Les numéros de série sont fréquemment gravés dans la structure métallique et plastique du produit pour se protéger contre la revente de biens volés.
 
Attention, les numéros de série ou de lot peuvent également apparaître sous forme de code-barres pour faciliter la numérisation du produit.

Example of product traceability

 

Numéros de lot et de série versus codes-barres et références produit (SKU)

Et maintenant, pour éviter toute confusion avec les différents types de numéros qui existent dans la gestion des stocks, essayons de comprendre deux autre notions avec lesquelles vous devez vous familiariser : les codes-barres et les SKU.

Les codes-barres sont lisibles par des scanners et se composent de lignes verticales parallèles de différentes largeurs. Ils permettent de graphiquement n'importe quelle liste de chiffres et de lettres et sont utilisés pour extraire des données sur un élément.
 
Pour compliquer les choses, les UPC (Universal Product Code) sont souvent également appelés codes-barres. Ils sont administrés et vendus par GS1 US.

QU'EST CE QU'UN CODE UPC ?
 
Les codes UPC sont des codes numériques à 12 chiffres. Un code UPC est attribué à un produit unique et reste constant pendant toute la durée de vie du produit. Il reste toujours le même dans tous les points de vente et est destiné à un usage externe.

 

Mais les codes-barres peuvent également être utilisés pour représenter graphiquement les SKU, que vous définissez en interne pour classer et définir vos propres produits en interne.

QU'EST CE QU'UN SKU ?
 
SKU signifie « Stock Keeping Unit ». Il s'agit d’une référence produit interne qui identifie toutes les caractéristiques de votre produit (couleur, taille, etc.). Ces références sont uniques à votre entreprise et vous permettent de suivre facilement vos produits et stocks.

 

Numéro d'identification des produits

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques en matière de codes-barres, veuillez cliquer ici.

 

AUTOMATISATION : INDISPENSABLE POUR UNE TRAÇABILITÉ RÉUSSIE

Rapidité et efficacité sont cruciales dans la gestion de la traçabilité et plus particulièrement dans le cadre d'une économie globale 24/7.

AVANTAGES DE L'AUTOMATISATION

Un moyen efficace et ingénieux pour créer et suivre vos numéros de lots et de série est d’avoir recours à un logiciel de traçabilité. Il vous permettra de gérer efficacement les rappels produits et d’éviter les risques de gaspillage. 

5 Raisons pour lesquelles l’automatisation de la traçabilité des produits est préférable à un suivi manuel

  1. Gestion rapide et simplifiée des garanties, rappels, vols et problèmes de contrefaçons 
  2. Gaspillage moins important grâce à la surveillance automatisée des dates d’expiration
  3. Diminution du coût et du nombre de litiges grâce à un meilleur contrôle de la qualité des produits
  4. Relations avec les fournisseurs et clients préservées grâce au retrait de la marchandise expirée ou défectueuse de votre réseau de distribution
  5. Précision accrue de l’identification des produits défectueux ou du gaspillage mais aussi réduction du nombre d’erreurs humaines

 

5 Raisons d'automatiser la traçcabilité

 

S’appuyer sur un logiciel pour automatiser la traçabilité des produits peut contribuer à augmenter votre chiffre d’affaires : en étant conforme aux règles et normes requises dans votre secteur d’activité, vous aurez la possibilité de vendre vos produits à de plus gros et plus nombreux clients

La gestion de la traçabilité des produits grâce à un logiciel n’est pas seulement utile à votre tranquillité d’esprit, elle l’est aussi pour booster votre activité.

 

Deux scénarios possibles de mise en place de la traçabilité

Vous vous demandez sûrement à quel moment vous devez commencer à générer des numéros de lots et de séries. Analysons donc 2 situations fréquentes pour savoir quel scénario vous convient le mieux : 

  1.  Vous achetez ou revendez des biens et vous souhaitez suivre des numéros de lots ou de série existants
  2.  Vous fabriquez ou assemblez des produits puis vous les vendez à vos clients B2B et/ou aux consommateurs finaux

 

Vous êtes revendeurs et vous achetez des produits qui ont déjà un numéro de lot ou de série

Traçabilité en cas de revente

Afin d’assurer la traçabilité des produits tout au long de la chaîne d’approvisionnement jusqu’au client, vous devez saisir dans votre logiciel de gestion des stocks et de commandes les numéros de lot et de série de vos fournisseurs.

1. Réception de marchandises de la part des fournisseurs

  • [Numéro de lot] Enregistrez dans votre logiciel les quantités exactes reçues pour chaque lot. 
  • [Numéro de série] Ajoutez les numéros de séries des produits reçus dans votre logiciel
  • Si vos lots ont une date d’expiration, assurez-vous de la saisir en même temps que le lot.

2. Livraison aux clients

  • Préparez les produits correspondant aux lots ou numéros de série sélectionnés
  • Faites figurer dans vos documents de vente, bons de commandes et bons de livraisons, les numéros de lot et de série en question
  • Assurez-vous que votre entrepôt envoie les bons produits

 


 

Vous êtes fabricants

Traçabilité en cas de fabrication

La traçabilité n’est pas nécessaire pour tous les produits. Cela représente beaucoup de travail et nous vous recommandons donc d'être bien organisé et de prévoir vos processus en avance.

1. [Pour les lots seulement] Définissez la taille de votre lot : choisissez quand et comment diviser vos lots. Voici quelques règles :

  • Les articles d’un même lot doivent provenir de la même usine et avoir été fabriqués au même moment, avec la même origine de matière de première sur la même machine.
  • Il est moins coûteux et plus facile de gérer un lot contenant un grand nombre de produits que des petits lots. Cependant en cas de rappel, une plus grande partie de la production sera impactée.

2. Choisissez un format pour vos numéros de lots ou de série et respectez-le

  • Assurez-vous que chaque numéro, de lots ou de série, soit unique.
  • Vous pouvez utiliser une combinaison de chiffres et de lettres.
  • Nous vous recommandons d’inclure une date et les initiales de la catégorie du produit pour faciliter l’identification de celui-ci en cas de problème.

3. Enregistrez les informations détaillées de chaque lot dans un document de synthèse (Fiche de production)

4. Étiquetez chaque produit avec son numéro de lot ou de série 

  • Choisissez une façon appropriée d’ajouter le numéro sur vos produits : impression sur l’article ou autocollants pour les produits peu chers, ou gravure dans le métal ou le plastique pour des biens plus chers.
  • Si vous le souhaitez, transformez vos numéros de série en code-barres pour faciliter leur lecture et éviter les erreurs.

5. Saisissez vos stocks dans votre logiciel en allouant la bonne quantité à chaque lot

 

 

Comment commencer à créer et à gérer les numéros de lot et de série de ses produits ?

Les systèmes automatisés de gestion des stocks incluent souvent des fonctionnalités qui peuvent vous aider à gérer et à suivre les informations importantes sur le produit et l'identification du lot, tout au long de la chaîne d'approvisionnement et du cycle de vente. 

Pour en savoir plus sur les bonnes pratiques de la gestion des commandes, cliquez ici.

Les consommateurs, distributeurs, grossistes, logisticiens et commerçants s'appuient tous sur des plateformes de gestion des stocks automatisées pour identifier rapidement les références produits, les numéros de lot et de série se trouvant sur la plupart des emballages et produits.

 

LOGICIELS DE GESTION DES STOCKS POUR ASSURER LA TRAÇABILITÉ DES PRODUITS

Les logiciels de gestion des stocks vous permettent de suivre facilement des produits individuels ou des lots tout au long de votre chaîne d'approvisionnement.

 

QU'EST-CE QU'UN LOGICIEL DE GESTION DES STOCKS ET DES VENTES ?
La gestion des stocks était autrefois effectuée manuellement impliquant beaucoup d'erreurs. De nos jours, un logiciel de gestion des stocks permet aux entreprises d’automatiser et d’intégrer leur processus de commandes et suivi des stocks.
Pour en savoir plus sur la gestion des commandes, cliquez ici.

 

Vous vous demandez peut-être maintenant comment stocker, gérer et suivre cette mine d'informations concernant vos produits (enregistrement de lots, dates d'expiration et numéros de série).
 
C’est pour cela que le logiciel de gestion des stocks s’avère indispensable.

Un logiciel de gestion des stocks propose des fonctionnalités avancées de suivi des produits qui permettent aux petites entreprises de créer des lots, des codes-barres et de suivre automatiquement un produit unique ou un lot entier de marchandises à travers le monde.

Création de lots sur erplain

L'automatisation est un moyen simple d'accélérer et de simplifier le contrôle qualité et le suivi des produits dans toute votre entreprise. 

Automatiser le processus d’identification de lots et de produits n’est pas aussi intimidant qu’il n’y paraît. Les solutions logicielles actuelles sont abordables et conviviales. Elles facilitent la mise en place d'un suivi automatisé.

 

L'automatisation de la traçabilité des produits facilite le suivi, le dépannage, la conformité des produits et les relations clients.
 

Toute votre équipe est alors capable de retracer et de vérifier instantanément les numéros de lot, numéros de série, les dates d'expiration et les informations de garantie lors des interactions avec les clients.

L'automatisation vous permet également de dépanner vos clients rapidement et efficacement
Vous êtes également en mesure de suivre et d'extraire instantanément les produits expirés ou rappelés du marché, à tout moment, de la fabrication jusqu'au point de vente.

L'automatisation peut même vous aider à dormir sur vos deux oreilles. Pourquoi? Parce qu’un contrôle accru et une meilleure conformité peuvent réduire le risque de litige. Personne ne souhaite que son image soit ternie par une affaire judiciaire.

Améliorer sa conformité peut aussi entraîner une croissance des ventes. En répondant aux exigences réglementaires strictes des grandes entreprises, votre entreprise aura potentiellement accès à de nouveaux marchés très lucratifs.

 

Un logiciel de gestion des stocks, comme erplain, constitue une solution idéale pour votre entreprise, peu importe que vous achetiez des produits destinés à la revente avec des numéros de lot existants ou que vous fabriquiez des produits nécessitant vos propres numéros de lot avant leur mise sur le marché.