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Un meilleur contrôle des stocks grâce à l’utilisation de codes-barres

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Les codes-barres constituent le fondement des méthodes les plus efficaces et fiables en ce qui concerne la gestion des stocks à petite comme à grande échelle. 

L'utilisation des codes-barres dans la gestion de vos stocks et de vos ventes présente de nombreux avantages pour les petites entreprises :

  • Un suivi des stocks plus rapide et plus précis
  • Un moyen efficace d’éviter les erreurs dans vos documents de vente et lors d’ajustements de stock
  • Un gain de temps lors de la création des documents et la préparation de commande

 
Pour bénéficier au maximum de l’utilisation des codes-barres, il est important de savoir les créer correctement et d’utiliser un logiciel qui fonctionne avec un lecteur de codes-barres

 

Comment créer des codes-barres ?

 

Vous pouvez vous trouver dans 2 cas :


Products with barcode

#1
Les produits que vous achetez auprès de vos fournisseurs ont déjà des codes-barres.

Product without a barcode

#2
Vos produits n’ont pas de codes-barres, soit parce que vous êtes artisan ou que vous fabriquez vos propres produits, soit parce que vos fournisseurs vendent les produits sans codes-barres. Par conséquent, vous devez en créer.

 

#1. Vos produits ont déjà des codes-barres

Vous n'avez pas besoin de créer de nouveaux codes-barres. Vous n’avez qu’à utiliser ceux qui existent pour gérer et vendre vos produits. C'est aussi simple que cela !

  • Si les codes-barres ne figurent pas sur vos produits (sur les produits eux-mêmes ou sur leurs emballages), vous pouvez simplement créer un autocollant ou une étiquette pour ajouter les codes-barres à chaque produit physique. Cette étape est généralement recommandée pour les produits qui seront vendus à des détaillants pour des magasins. Pour plus d’informations sur les bonnes pratiques d’impression de codes-barres, cliquez-ici (emplacement, taille, couleur, processus d’impression, etc.) ou consultez le site Web de GS1.

Si vous ne disposez que des codes, vous pouvez créer l'image des codes-barres à l'aide d'un génerateur de codes-barres tel que celui de TEC-IT.

 
#2. Vos produits n'ont pas de codes-barres

Dans ce cas, vous devez créer vos propres codes-barres. N'oubliez pas qu’il est vivement conseillé d’inclure les codes-barres aux produits lors de la vente de produits aux détaillants. Les magasins utilisent généralement un système de point de vente fonctionnant avec des codes-barres.
 
Les codes-barres sont administrés et vendus par GS1, une société à but non lucratif qui maintient les normes mondiales applicables aux codes-barres.
Les codes-barres sont constitués d'une série de chiffres. Chaque variante ou SKU a son propre code-barres, une série unique de chiffres. GS1 fournira un code-barres pour chaque produit et celui-ci restera constant pendant toute la durée de vie du produit.

Comment ? 

  1. Remplissez le formulaire "GS1 Company Prefix Application" sur la page GS1 U.S. page.
  2. Créer les images des codes-barres pour chaque code obtenu de GS1 en le transformant à l'aide d'un générateur de codes-barres tel que celui de TEC-IT.
  3. Imprimez vos codes-barres sur des autocollants ou des étiquettes pour les ajouter à vos produits. Vous pouvez par exemple vous procurer une imprimante d'étiquettes (vous en trouverez de nombreuses sur Amazon comme par exemple cette imprimante d'étiquettes DYMO).

 

 

Gagnez en productivité, efficacité et fiabilité grâce à l'utilisation de codes-barres

 

Il est possible d’ajouter vos codes-barres à votre logiciel de gestion des stocks et des ventes. Les avantages principaux d’utiliser les codes-barres sont de réduire le nombre d’erreurs humaines et d'améliorer le contrôle des stocks.

Comment vous assurer d’utiliser les codes-barres de manière optimale dans votre logiciel de gestion des stocks et des ventes ?

 

1. Attribuez les codes-barres aux produits correspondants

La première étape consiste à ajouter les codes-barres à vos produits.

Accédez simplement à chacune de vos fiches produit et saisissez la série de chiffres dans le champ « code-barres ». Il est vivement recommandé d'utiliser un lecteur de codes-barres pour ajouter cette information afin d'éviter toute erreur lors de la saisie de la série de chiffres. S'il y a des erreurs de saisie, le produit ne sera pas reconnu lorsque celui est scanné.

 

Comment ajouter des codes-barres dans erplain ?  

1. Ouvrez votre fiche produit et modifiez le produit (ou chaque SKU si le produit se décline en plusieurs variantes)

2. Sélectionnez le champ « code-barres » et saisissez la série de chiffres ou à l’aide d’un lecteur de codes-barres, scannez directement le code-barres du produit (recommandé).
 
Ajouter des codes-barres aux produits

 

 

Info icon

Comment connecter votre lecteur de codes-barres à erplain ?

1. Connectez simplement votre lecteur de codes-barres à votre appareil (ordinateur portable, PC, tablette ou smartphone) comme vous le feriez avec n’importe quel périphérique tel qu'un clavier ou une souris.
          Si le scanner dispose d'une connexion Bluetooth, vérifiez bien que le Bluetooth de votre appareil est activé et connectez le scanner.
          S'il s'agit d'un lecteur de codes-barres câblé, branchez-le simplement à votre appareil comme n'importe quel autre accessoire externe USB.
          S'il dispose d'une connexion WIFI, connectez-le à votre appareil puis suivez les instructions.
          Pour plus d'informations sur le fonctionnement de votre lecteur de codes-barres, veuillez-vous reporter au guide du fabricant.
 
2. Et voilà ! Vous pouvez maintenant vous connecter à erplain et commencer à utiliser les codes-barres avec le logiciel. Tout lecteur de codes-barres externe qui se connecte à votre appareil fonctionnera avec erplain.


 

2. Créez des documents de vente et d'achat à l’aide de votre lecteur de codes-barres

Utilisez votre lecteur pour ajouter des produits à vos documents de vente et d'achat.

Par exemple, si vous avez vos produits sous la main, ou que vous parlez à un client sur un salon ou encore que vous faites la tournée des magasins pour vendre votre nouvelle collection, vous pouvez simplement scanner les produits que le client souhaite commander. Vous serez alors assuré de ne faire aucune erreur sur les références ou les produits à ajouter aux documents. Vous gagnerez du temps et éviterez les erreurs de commande ainsi que les éventuels retours de produits qui en découleraient.

 
Comment ajouter des produits à vos documents de vente ou d'achat sur erplain ?

1.    Lorsque vous créez un devis, un bon de commande client, une facture ou un ordre d’achat, sélectionnez "Scanner des codes-barres" pour ajouter vos produits.
2.    Scannez simplement les produits que vous souhaitez ajouter. Vous pouvez saisir manuellement la quantité ou bien scanner un même article plusieurs fois si vous souhaitez augmenter la quantité à ajouter.

Creation de commandes: scanner les codes-barres
 


 

3. Facilitez vos mouvements de stock entre entrepôts

Vous avez probablement des produits dans plusieurs lieux de stockage pour diverses raisons :

  • Vous avez plusieurs entrepôts ou au moins un entrepôt et un bureau dans lequel vous stockez également quelques produits
  • Vous retirez des produits de votre stock pour participer à des salons ou événements
  • Vous vendez des produits en consignation

 
Gérer plusieurs lieux de stockages implique des mouvements de stocks réguliers d'un entrepôt à un autre. Si vous commettez une erreur dans les quantités ou les références qui sont déplacées, les niveaux de stock dans tous vos entrepôts seront affectés et erronés. Scanner les produits au fur et à mesure de la préparation du mouvement de stock permet d’éviter ces erreurs.

Comment gagner du temps lors de l'ajustement de vos stocks sur erplain ?  

1. Chaque fois que vous créez une entrée de stock, une sortie de stock ou un mouvement de stock, choisissez "Scanner des codes-barres" pour ajouter vos produits à l'aide de votre lecteur ou douchette.

2. Scannez ensuite tous les produits que vous incluez dans l’ajustement de stock.

Scanner les codes-barres lors des ajustements de stocks


 

Les codes-barres ne se résume pas seulement à une étiquette à ajouter sur les produits pour les détaillants à qui vous vendez.  Les petites comme les plus grandes entreprises peuvent bénéficier de l’utilisation des codes-barres pour la gestion de leurs stocks et de leurs ventes.

Les codes-barres vous permettent de suivre plus précisément et plus rapidement votre stock et d’éviter de nombreuses erreurs humaines. Un code-barres est unique à un produit. Par conséquent, vous ne pouvez pas commettre d'erreur dans vos documents en numérisant le produit que vous tenez. 

 

À vous de jouer ! Commencez à ajouter vos codes-barres dans erplain. Si vous ne possédez pas de compte erplain, essayez le logiciel pendant 14 jours gratuitement. Vous pourrez ainsi attester par vous-même des bénéfices d’utiliser un logiciel fiable et performant pour la gestion de vos stocks et de vos ventes.

 

 


 

Pour aller plus loin :