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Logiciel ERP ou Logiciel de gestion spécialisé pour TPE : que choisir  ?

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Les statistiques issues des 27 pays de l’Union européenne démontrent que 68 % des grandes compagnies (250 salariés et plus) ont déjà adopté les ERP. En revanche, seulement 44 % des sociétés de taille moyenne (50 à 249 personnes) et 18 % des petites entreprises (10 à 49 employés) ont fait le même choix.

En tant qu’acteur du BTP, de l’agroalimentaire, de la mode ou de toute autre industrie, vous envisagez en ce moment même d’opter pour un ERP afin de permettre à votre TPE ou PME de récolter, regrouper, stocker et utiliser les données de l’ensemble des services.

Cette décision vous semble sans doute logique et elle est cruciale, car les enjeux économiques et organisationnels sont d’autant plus forts dans une entreprise de votre taille.

« La capacité d’une PME à absorber des échecs est limitée. Le choix d’investir dans les [technologies de l’information] TI revêt donc, plus encore que dans les grandes entreprises, un enjeu stratégique majeur. »

Il s’avère qu’un ERP n’est pas nécessairement la meilleure option pour une TPE ou une PME, car il se peut qu’un logiciel de gestion, plus spécialisé et abordable, puisse amplement endosser ce rôle.

En fait, cela dépend en grande partie de la taille de l’entreprise et de ses besoins.

Reprenons les choses depuis le début afin de vous aider à voir plus clair et faire le bon choix !
 

Qu'est ce qu'un ERP ?

Avant de vous expliquer ce qu’est un ERP, nous allons vous montrer en quoi cela peut être utile à une entreprise.

Imaginons que la société Wallpap vend des papiers peints, à travers des boutiques physiques, auprès de professionnels B2B et, plus récemment, via la plateforme d’e-commerce Shopify. Chez Wallpap, chaque fonction recourt à une application spécifique, avec sa propre logique, fondée sur son métier, avec sa base de données.

Le problème, c’est que ces applications ne dialoguent pas entre elles. Wallpap se retrouve dès lors avec des données dupliquées, dans des formats différents, donc parfois inexploitables ou des situations de rupture de stock. La conséquence ? De longs délais de traitement et de fréquentes erreurs liées au manque de cohérence des données

 

Alors, quelle définition donner de l'ERP ?

Les années 90 ont vu émerger les ERP (Enterprise Resources Planning), que l’on traduit littéralement par « planification des ressources de l’entreprise ». En France, nous les avons rebaptisés en PGI (Progiciel de Gestion Intégrée)

L’objectif de l’ERP est d’assurer l’unicité de l’information et sa mise à jour en temps réel dans l’entreprise. Pour cela, l’ERP utilise un ensemble de logiciels professionnels, dits progiciels. Ainsi, les diverses missions de la société vont être couvertes par un module spécifique de l’ERP. 

Il est courant d’entendre qu’un bon ERP doit englober à minima 3 grandes fonctions de la compagnie, comme les ressources humaines, la comptabilité ou la gestion commerciale. Cependant, en fonction notamment de votre activité et de la taille de votre entreprise, cette croyance n’est pas nécessairement avérée et nous verrons pourquoi ultérieurement.

Revenons à notre définition de l’ERP. Celui-ci va centraliser toutes les données collectées pour les regrouper dans une base de données unique. Avec l’ERP, les interfaces utilisateurs des différents modules métiers sont établies de façon homogène, avec une importante uniformisation des données collectées. C’est ce qui permet à l’ERP de véhiculer plus facilement et promptement une information en interne.

« (…) les dirigeants sont alors équipés pour contrôler l’entreprise et la piloter. Le suivi de l’activité leur permet de réagir rapidement aux aléas liés à l’approvisionnement ou aux marchés et d’adapter les ressources au niveau d’activité. »

 

Quels sont les avantages d'un ERP ?

Reprenons l’exemple de notre entreprise Wallpap. Romain est agent commercial chez Wallpap et vient de réaliser une vente auprès d’un magasin de bricolage. Satisfait de sa vente, il s’empresse de saisir sa commande dans le logiciel qui va l’appliquer en temps réel sur le stock de l’entreprise, le journal des ventes, les entrées comptables, etc.

 

La synergie entre les différentes fonctions de l’entreprise est non seulement possible, mais elle devient un élément stratégique. En effet, grâce à l’analyse des KPIs — ou indicateurs clés de performance — la société est en mesure de prendre des décisions stratégiques plus vite et plus efficacement, et cela avant ses concurrents. Car oui, vous le savez certainement, les données sont désormais le nerf de la guerre digitale !

En dehors de cet exemple, voici les principaux avantages d’un ERP que nous pouvons vous citer : 

  • Un ERP offre une vision 360° de l’activité ;
  • Les données et les ressources sont mutualisées, les flux d’informations simplifiés ; 
  • La communication interne, unifiée, se retrouve elle aussi facilitée ;
  • Grâce à cette vision globale, vous maîtrisez mieux vos coûts ;
  • Il s’agit d’une aide précieuse à la prise de décision rapide.
 
 
 
 

Les limites d'un ERP pour les TPE

Les ERP étant développés de façon standardisée pour plusieurs entreprises, ils doivent être configurés selon les caractéristiques de chaque société. Plus l’entreprise est grande, plus elle va tendre vers des solutions avec de nombreux paramétrages et beaucoup de développement. Et bien sûr, plus la solution est personnalisée, plus elle sera coûteuse !

Souvent trop complexes, les ERP ne sont finalement pas ou peu adaptés aux besoins des TPE/growing business, car ils ne sont pas assez spécialisés dans un domaine spécifique comme la gestion de stock ou la gestion de production. 

La seconde option ? Se tourner vers des solutions plus spécialisées et plus adaptées à leurs besoins même si moins personnalisées. Ces logiciels de gestion offrent des avantages similaires à ceux d’un ERP : rapports d’activité complets, collaboration des équipes, données mises à jour en temps réel… (découvrir davantage de fonctionnalités)

 

ERP vs un logiciel spécialisé : quelle différence ?

Avec l’essor du Cloud et de solutions SaaS (Software as a Service), les logiciels de gestion deviennent plus accessibles aux petites et moyennes entreprises. Ces solutions sont surtout plus adaptées, parce qu’elles couvrent mieux les besoins spécifiques d’une TPE et répondent aux contraintes qui découlent de son volume d’activité. On nomme ce type de logiciel « Best of Breed », un programme spécialisé dans un domaine, dont l’appellation désigne littéralement un logiciel qui se veut « le meilleur dans sa catégorie ». 

Il n’est dans ce cas plus nécessaire de gérer l’infrastructure technique et l’installation du logiciel, puisque ce dernier est hébergé dans le Cloud. Les solutions SaaS ont l’avantage d’être plus simples et rapides à mettre en place, et sont également plus accessibles financièrement. Bien que spécialisés, ces logiciels sont toutefois modulables puisqu’il reste possible d’intégrer d’autres logiciels par la suite.

 

 

 

Exemple de logiciel de gestion spécialisé

Erplain est un logiciel en ligne de gestion des stocks et des ventes conçu spécialement pour les TPE/PME. 

Ses fonctionnalités englobent la gestion des stocks, la gestion commerciale (commandes et ventes), la gestion des achats et des approvisionnements, et la gestion des clients/fournisseurs.

Le logiciel possède des intégrations avec le logiciel de comptabilité QuickBooks et la plateforme e-commerce Shopify. Grâce à la synergie des logiciels, notamment de QuickBooks, les utilisateurs peuvent ainsi réaliser un suivi complet de leur activité, des achats jusqu’aux ventes d’un point de vue productivité et comptable.

 

 
Mais alors pourquoi "ERP" dans Erplain ? 
 
"ERP" figure dans Erplain mais pourtant on considère plutôt la solution comme un logiciel spécialisé. Il a été nommé ainsi car il propose une alternative aux ERP pour les TPE. Il est en quelque sorte un “mini ERP” mais avec un nombre de domaines restreints pour se spécialiser dans la gestion complète des stocks et des ventes.
En bref, vous l’aurez compris, dans le langage courant, on fait rarement la distinction entre ERP et logiciel spécialisé. Il est fréquent que les entrepreneurs appellent Erplain “logiciel ERP” car il est parfaitement adapté à leurs besoins et à leur taille.
 
 
Les critères de sélection d'un logiciel de gestion

Quels sont les critères de sélection ?

 

Aussi séduisants que paraissent les ERP, ces derniers ne doivent pas pour autant être considérés comme des outils magiques. Par ailleurs, ils ne sont pas non plus adaptés à l’ensemble des entreprises. De nombreuses TPE, en raison d’un manque d’information, recherchent d’emblée un logiciel ERP alors qu’elles n’ont en réalité besoin que d’une partie de ce que propose un ERP. Il est effectivement rare qu’une TPE nécessite un logiciel aussi complexe qu’un ERP : des outils plus spécialisés et plus abordables peuvent tout à fait répondre à leurs aspirations.

Une phase préparatoire d’études des besoins est par conséquent indispensable. Si vous envisagez d’opter pour un logiciel de gestion d’entreprise (ERP ou solution spécialisée), il vous faudra vous demander ce que vous attendez d’un tel logiciel, déterminer les fonctionnalités requises, les délais de mise en place souhaités ainsi qu’un budget. Voici une liste de questions qui vous accompagneront lors de votre processus de réflexion :

  • Cette solution est-elle adaptée à mon domaine d’activité et aux besoins métier ?
  • Quelle est sa capacité d’évolution ? Sera-t-elle en mesure de suivre la croissance de la société ?
  • Est-ce une solution modulable ?
  • Pourrons-nous bénéficier d’un accompagnement sérieux et réactif ?
  • Quel est le coût global de la solution (installation, personnalisation, formation, maintenance, abonnement…) ?
  • Quid de l’expérience utilisateur ? L’interface est-elle ergonomique ?                                                                                                                                                                                                                                                         

Par ailleurs, n’oubliez pas d’impliquer les futurs utilisateurs dès le départ et tout au long des étapes de l’implémentation de la solution pour que les changements d’organisation ne soient pas trop soudains. Sans cela, vos utilisateurs risquent tout simplement de ne pas vouloir utiliser le nouveau logiciel, et votre démarche comme vos dépenses resteront vaines.

 

Résumons

Un logiciel de gestion adapté à votre activité est la colonne vertébrale de votre entreprise : il s’agit d’un outil indispensable de compétitivité pour les TPE/PME à l’ère du numérique.
MAIS
Le choix du logiciel doit s’effectuer en fonction de la taille de l’entreprise, de son activité, de ses besoins et de ses moyens. Ces facteurs déterminés, l’alternative est donc la suivante :
 

  • Adopter un logiciel généraliste, ERP, qui couvre plus largement les différentes fonctions de l'entreprise. Celui-ci est  souvent moins performant dans chacune de ces fonctions  et nécessite plus de personnalisation. Il est donc plus cher et long à mettre en place. C’est un modèle qui convient mieux aux plus grosses entreprises.

OU

  • Sélectionner un logiciel spécialisé (par exemple dans la vente, la facturation, les stocks ou la comptabilité), plus simple à mettre en œuvre, plus abordable et modulable. Ces logiciels peuvent ensuite être complétés grâce à l’intégration d’autres logiciels (CRM, gestion des paiements, comptabilité…). C’est le cas d’Erplain, qui propose l’intégration de Shopify et de QuickBooks et permet ainsi la gestion de vos stocks, commandes, contacts, la comptabilité, l’édition de reportings et de nombreuses autres fonctionnalités. 

 


[1] Rougès, J.F. ; Poulin, D. ; D’Amours, S. ; Montreuil, B. (2007). « Les Technologies de l’Information et de la Communication, levier de performance pour les PME : revue d’une littérature ambiguë »
[2] Kocoglu Y., Moatty F., (2010) « Diffusion et combinaison des TIC au sein des entreprises en 2006 : les réseaux, la gestion des données et l’intégration par les ERP »