Les écarts d’inventaire sont la conséquence de multiples événements qui viennent perturber l’activité d’une entreprise : saisies incorrectes, mauvais réapprovisionnements, désorganisation, fraudes ou vols, etc. Ces écarts d’inventaire ont un impact considérable sur la logistique, la planification, ou encore la trésorerie. Les comprendre, les calculer et les identifier permettent à une entreprise de les rectifier et de maximiser le bénéfice brut.
Comment les calculer ? Comment les réduire ? Réponse dans cet article.
Un écart d’inventaire est la différence entre le stock théorique (déclaré) et le stock physique (sa quantité réelle en magasin). Si l’un ou l’autre est faussé, c'est là qu'il apparaît : il peut donc être positif ou négatif. La notion de « stock fantôme » prend alors tout son sens.
Les écarts d’inventaire sont dus en majorité à l’erreur humaine. Si la cause est inconnue, il peut s’agir de vols à l’étalage ou vols internes, pertes, livraisons mal contrôlées, oublis lors du comptage des stocks, mauvaises gestions des retours ou nomenclatures incorrectes des stocks. Si la cause est connue, il peut s’agir de produits périmés, détériorés, cassés, d’erreurs d’étiquetage, d’unités de mesure, ou des baisses de prix pour s’aligner face à la concurrence. On parle ainsi de démarque pour qualifier l’ensemble des produits qui devraient être en stock mais qui n’y sont pas.
Les écarts d’inventaire affectent directement la disponibilité de vos stocks. Incapacité de répondre à la demande client, surstocks et ruptures de stocks, péremption ou obsolescence des produits… Ces conséquences affectent à leur tour la rentabilité de votre entreprise, avant de ternir irrémédiablement sa réputation.
Pourquoi une bonne gestion de vos stocks est essentielle ? Parce qu’elle permet de :
Commencez par effectuer l’inventaire complet, puis utilisez notre calculateur d’écarts d’inventaire.
Si un pourcentage de 1 % d’écart d’inventaire reste acceptable, au-delà de 10 %, votre entreprise se retrouverait en grande difficulté financière et des mesures immédiates s’imposeraient alors.
Suivez vos inventaires : gardez une traçabilité de vos produits. Dès la réception de votre marchandise, établissez un contrôle le plus complet possible (pour repérer une éventuelle fraude fournisseur) puis un suivi de vos produits. Étiquetez tous vos produits en stock puis scannez-les à l’aide d’un lecteur de code-barres.
Vérifiez régulièrement l’état de vos stocks pour voir si certains produits sont endommagés ou périmés au travers de contrôles qualité. Vous évitez par la même occasion les pertes liées aux dates de péremption, variations de température, etc. Cela vous permet également de déceler si un produit a été égaré ou remis au mauvais emplacement. Enfin, n’oubliez pas d’attribuer la bonne unité de mesure à vos produits : entre les litres, kilos ou les mètres, ces erreurs peuvent conduire à des écarts d’inventaire !
Débarrassez-vous des stocks dormants qui ne s’écoulent pas et qui prennent de la place inutilement.
Valorisez vos stocks en optimisant vos réapprovisionnements : identifiez les stocks et les produits qui rentabilisent le mieux votre activité. Pour cela, calculez votre taux de rotation des stocks : vous gardez ainsi votre marchandise en mouvement et augmentez vos performances de vente.
Calculez votre point de commande et constituez-vous un stock de sécurité pour ainsi éviter les ruptures de stocks ou les dysfonctionnements de la supply chain (chaîne logistique). Grâce à des alertes, vous vous réapprovisionnez auprès de votre fournisseur lorsque le seuil du stock est atteint.
Surveillez vos entrepôts : la gestion de plusieurs entrepôts requiert davantage d’organisation et de surveillance en cas de tentative de vol : il est recommandé de mettre en place un système de surveillance vidéo et/ou d’alarme. Effectuez régulièrement des vérifications de maintenance et contrôlez vos stocks. Revoyez également leur organisation : dédiez des espaces distincts pour la réception, le stockage, la préparation et l’expédition de vos stocks, mais aussi pour les contrôles qualité, les quarantaines, cross-docking, etc. Utilisez pour cela des marquages au sol et des panneaux en hauteur.
Réalisez des audits tous les trimestres ou tous les mois afin de cibler la ou les causes d’écarts d’inventaire. Parfois, les écarts se creusent à cause de simples saisies d’unités de mesure inadaptées au produit concerné. D’autres fois, vous saurez si les produits subissant des pertes constantes sont l’objet de vols.
Ne perdez plus de temps, automatisez et centralisez toutes ces opérations : équipez-vous d’un logiciel de suivi et de gestion des stocks.
En résumé, mettez à jour votre inventaire régulièrement. Vous l’aurez compris, la bonne gestion de vos stocks est primordiale pour faire baisser, voire éliminer vos écarts d’inventaire. La mise en place d’un logiciel comme Erplain vous aide à y parvenir, grâce à une vision du niveau des stocks en temps réel, une gestion des SKU et du cycle de vente. En complément de cet article, nous vous invitons à consulter nos bonnes pratiques sur la gestion des stocks.
