Gestion de stock : enjeux, optimisation et méthodes

On parle souvent de la gestion des stocks comme un facteur déterminant de la réussite d’une entreprise. Mais que savez-vous vraiment à son sujet ? Erplain vous accompagne de A à Z dans votre gestion de stock. Dans cet article, nous revenons en détail sur l’importance de la gestion de stock et les différentes techniques possibles.

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Gestion de stock : qu’est-ce que c’est ?

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Élément clé de la supply chain, la gestion de stock désigne le suivi du stockage des marchandises. Pour une entreprise, il ne s’agit pas seulement de connaître les quantités stockées, mais aussi l’emplacement, le poids, les dimensions et la qualité des produits. La gestion des stocks permet de réduire le coût de stockage et le coût de possession des marchandises. C’est en suivant l’état de ses stocks qu’une entreprise peut se réapprovisionner à temps. Il existe différents types de stocks :

• Les matières premières, c’est-à-dire les matériaux nécessaires à la production des biens. Le bois, le plastique, les métaux et les tissus sont des exemples de matières premières courantes. On distingue les matières premières directes (par exemple, du bois pour fabriquer une chaise) des matières indirectes (de l’huile pour entretenir une machine).
• Les produits en cours de fabrication, des produits non finis qui doivent encore être transformés en produits finis.
• Les produits finis, produits transformés et terminés et disponibles à la vente en l’état.
• Les produits d’entretien, de réparation et d’exploitation, c’est-à-dire les biens nécessaires à la production mais qui ne composent pas le produit fini. Les équipements de sécurité, les fournitures de bureau et de nettoyage ou encore les ordinateurs et les imprimantes en font partie.

En quoi la gestion des stocks est-elle importante ?

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La gestion des stocks est un outil essentiel. Une mauvaise gestion des stocks implique un manque à gagner (sous-stockage) ou des coûts superflus (surplus). Dans certaines industries, les produits périssables sont nombreux (agroalimentaire, cosmétique, etc.). La gestion des stocks permet alors de réduire le gaspillage de marchandise. De plus, il s’agit d’éviter le stock mort ou stock dormant. Ce sont tous les biens qui ont une rotation de stock faible voire nulle, car obsolètes ou non adaptés à la saison.

Une entreprise qui garde trop de produits en stock est confrontée à des coûts de stockage élevés. En plus d’économiser sur les coûts de stockage, une gestion des stocks optimisée améliore les flux de trésorerie. En effet, entre le moment où vous achetez des produits et celui où vous les vendez, il va falloir les stocker. D’où un impact sur les liquidités disponibles. Pour optimiser trésorerie et besoin en fonds de roulement (BFR), une bonne gestion des stocks va de pair avec une bonne gestion des commandes.

Si les avantages de la gestion de stock sont nombreux, encore faut-il bien les gérer. Beaucoup de TPE commettent régulièrement les mêmes erreurs dans leur gestion de stock. La gestion des stocks en différé, manuelle ou déconnectée des commandes, et l’absence de vision stratégique sont autant d’erreurs à éviter. Une mauvaise gestion des stocks vous expose à plusieurs risques, en particulier :

• une hausse soudaine de la demande et une incapacité des stocks à y faire face ;
• un déficit budgétaire qui vous empêche de passer de nouvelles commandes ;
• des ruptures de stock, d'où une incapacité d’honorer vos commandes ;
• des imprévus tel qu’un arrêt de production en interne ou chez votre fournisseur ou des retards de livraison sur vos commandes de réapprovisionnement ;
• l’insatisfaction de vos clients en cas de rupture de stock et de retard de livraison ;
• un manque d’espace de stockage à certaines périodes chargées (Noël, produits saisonniers, etc.).

Quelles sont les différentes techniques de gestion des stocks ?

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Chaque entreprise est libre de choisir sa propre méthode pour gérer ses stocks. Parmi les principales techniques de gestion des stocks, on trouve :

• Le forecasting, ou la projection des ventes, est basé sur divers critères (saisonnalité et tendances du marché, ventes passées, taux de croissance, ventes garanties, etc.).
• Le point de commande correspond à un niveau de stock minimal à partir duquel l’entreprise commande de nouveaux produits. Dans cette optique, l’entreprise ne possède pas plus de produits que nécessaire pour maintenir son activité. Un niveau de stock minimal doit être défini pour chaque produit, en fonction du délai de réapprovisionnement et de la rapidité des ventes. Le concept de point de commande est étroitement lié à celui du stock de sécurité. Fonctionnant comme un stock d’urgence, le stock de sécurité correspond à une réserve à utiliser dans l’attente d’un réapprovisionnement. Pour déterminer son niveau, il ne faut pas seulement tenir compte des conditions normales de livraison mais également prévoir une marge pour imprévus. Cette marge tient compte des éventuelles perturbations de la supply chain, en cas de retard de livraison ou de réception de marchandises endommagées.
• L’analyse ABC consiste à différencier les produits en fonction de leur part dans le chiffre d’affaires. Les entreprises qui utilisent cette méthode classent leurs familles de produits en trois catégories distinctes : A, B et C. La catégorie A est la part du stock qui assure 80 % du chiffre d’affaires. La catégorie B représente 15 % des revenus, contre 5 % pour la catégorie C. En d’autres termes, le stock A regroupe les produits les plus importants. C’est sur cette catégorie que l’entreprise doit concentrer la plupart de ses efforts. La quantité stockée doit toujours être suffisante pour satisfaire la demande. À l’inverse, le stock C correspond au stock mort ou stock dormant, c’est-à-dire le stock à rotation lente. Si l’entreprise est limitée dans ses capacités de stockage ou que la demande est plus faible que prévue, il est possible de réduire le prix de vente du stock C pour accélérer les ventes.
• La quantité économique à commander (QEC) renvoie à la quantité à commander pour réduire le coût total de la gestion des stocks. On parle aussi de la formule de Wilson. Le coût total de la gestion des stocks se compose des coûts d’acquisition et des coûts de possession des stocks, avec :

Selon votre secteur d’activité, pensez à choisir la méthode de gestion des flux la plus appropriée pour gérer vos approvisionnements :

• La technique du « Juste-à-Temps » (JAT) demande une certaine confiance et connaissance du marché. Popularisée par Toyota, cette méthode moderne et efficace de la gestion des stocks vise à réduire les risques de sur-stockage. Concrètement, il s’agit de maintenir des niveaux de stock les plus faibles possibles. La quantité de marchandises stockées doit tout juste permettre de répondre à la demande en temps réel. Puis, l’entreprise se réapprovisionne à la commande, « juste à temps » pour satisfaire ses clients quand ils ont besoin du produit. Pour mettre en place cette technique innovante, des prévisions de ventes très précises sont indispensables. Cette méthode convient surtout aux marques qui connaissent une croissance rapide et qui planifient avec minutie chaque lancement de produit ou extension de gamme.

• La méthode du « First in, first out » (FIFO) ou « Premier entré, premier sorti » (PEPS) en français est spécialement conçue pour les denrées périssables. Il s’agit de vendre en se basant sur la date d’acquisition des marchandises. Le premier produit à entrer dans le stock est le premier à en sortir. En pratique, le FIFO convient à plusieurs catégories de produits, y compris les articles qui n’ont pas de date limite de consommation (DLC). Les premiers produits entreposés risquent de se détériorer plus rapidement, d’où la nécessité de les vendre en priorité. D’autant plus que les emballages et certaines caractéristiques produits peuvent s’abîmer et devenir obsolètes avec le temps. L’objectif est de ne pas prendre le risque de stocker des produits susceptibles de se démoder et de ne plus se vendre. Il est indispensable de bien organiser l’entreposage des produits pour permettre un accès facilité au stock le plus ancien.
• Le FIFO s’oppose à la méthode du « Last in, first out » (LIFO) ou « Dernier entré, premier sorti » en français. Cette fois, la logique est inversée puisqu’il s’agit de vendre en priorité les produits acquis le plus récemment. Le dernier produit acheté et stocké sera le premier vendu aux clients. Ce principe est pertinent pour gérer les stocks de produits dont le prix a tendance à augmenter. Ainsi, le stock le plus récent sera plus cher. Pour l’entreprise, ces coûts d’acquisition plus élevés sont synonymes de bénéfices plus faibles. C’est d’ailleurs la seule raison qui explique l’intérêt du LIFO. Moins populaire que le FIFO, cette technique de gestion des stocks est considérée comme plus complexe à mettre en place. Le fait que les produits les plus anciens stockés au fond de la réserve ont tendance à devenir invendables avec le temps rend le FIFO plus adapté. Mais si le LIFO est à bannir pour les produits périssables, rien n’empêche une entreprise qui vend des produits non périssables de privilégier le LIFO.

Mais la gestion de stock n’est pas simplement une question de formule, de calcul et de techniques logistiques.  Dans la gestion de la chaîne logistique, il n’y a pas de réussite sans expertise et quelques bonnes pratiques.

Gestion de stock : quelles sont les bonnes pratiques ?

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En matière de best practices pour la gestion des stocks, voici quelques conseils à mettre en place :

• Programmer des alertes sur les ruptures de stock pour optimiser la réactivité ;
• Mettre en place des références produits SKU et codes-barres ;
• Effectuer le suivi des numéros de lot et des numéros de série pour une meilleure traçabilité ;
• Connaître à tout moment la valorisation de vos stocks ;
• Vérifier le taux de rotation des stocks (vous pouvez connaître le taux d’écoulement de vos stocks en faisant des inventaires physiques réguliers) ;
• Ne pas oublier vos stocks externalisés. Lors de la vente en consignation, le consignateur expédie ses produits à un commerçant (le consignataire) et n’est payé qu’en cas de vente de la marchandise. Le consignataire peut alors retourner les produits invendus à l’expéditeur, qui est tenu de les reprendre. D’un point de vue légal, le consignateur conserve la pleine propriété du stock en consignation jusqu’au moment de la vente par le commerçant ;
• Veiller à garder de bonnes relations avec vos fournisseurs. En particulier au moment de passer les commandes, de négocier les prix et les quantités minimales. De même, soignez votre communication avec vos partenaires pour rester clair et transparent. Informez vos fournisseurs des périodes de surplus d’activité pour qu’ils puissent adapter leurs moyens de production et leurs capacités de livraison. À l’inverse, en cas de recul de l’activité ou si un produit se vend mal, il faudra également en informer le fournisseur ;
• En interne, confier la gestion des stocks à une seule personne experte, surtout si votre entreprise est en pleine croissance. Le rôle du gestionnaire des stocks consiste à suivre l’état des stocks, gérer les commandes et les paiements et négocier avec les fournisseurs.

S’il existe une stratégie gagnante pour une gestion de stock efficace, c’est bien l’automatisation. Toute entreprise qui a des objectifs de croissance ambitieux abandonne rapidement la gestion manuelle des stocks. Les fichiers Excel se substituent alors à la feuille de papier et au crayon. L’utilisation d’Excel se montre vite limitée. Sans parler des risques d’erreur humaine. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises optent pour un logiciel de gestion des stocks. En plus de vous faire gagner du temps (et donc de l’argent), ce type de logiciel vous donne directement accès à des fonctionnalités, comme :

• les alertes sur les niveaux de stock ;
• la passation de commandes automatisée ;
• le rapport d’inventaire annuel.

Avec un outil de gestion des stocks, vous disposez d’une vision complète de votre activité, pour plus de suivi et de contrôle sur l’ensemble de votre processus logistique. Réalisez des projections fiables et maximisez la satisfaction client.